En este post te damos las claves para que abordes el mundo de las cuentas anuales para PYMES/microempresas de una forma amena y sencilla. Sabemos que la contabilidad no es un tema apasionante de leer, pero también conocemos de primera mano lo importante que es para una PYME, y no solo por el mero hecho de que sea una obligación, sino por la cantidad de datos que reporta y que pueden ser de utilidad para el devenir del negocio y de la actividad empresarial de una pequeña o mediana empresa.
¿Qué son las cuentas anuales de una PYME?
Hablamos de una de las obligaciones contables por excelencia que debe cumplir una empresa. Las cuentas anuales son un conjunto de documentos financieros que resumen la actividad económica de una empresa durante un ejercicio contable. Podríamos decir que las cuentas anuales (CCAA) son la síntesis informativa de todos los procesos contables que ha practicado una empresa durante un ejercicio económico concreto.
Dicho de otro modo: hablamos de documentos que recogen la información financiera de una empresa. Las cuentas anuales son documentos que recogen la información financiera necesaria de una empresa para que todas aquellas personas relacionadas con ella puedan conocer la situación y marcha de la misma a fin de poder tomar una decisión económica basándose en ella.
En función de la empresa, existen diferentes modelos de cuentas anuales:
- Cuentas anuales ordinarias.
- Cuentas anuales abreviadas.
- Cuentas anuales PYMES.
- Cuentas anuales consolidadas.
Por su parte, las PYMES pueden optar por escoger el modelo específico de cuentas anuales para PYMES. Eso sí, la opción que escojan deberá mantenerse al menos durante 3 ejercicios consecutivos. En este post nos centraremos en este modelo concreto: las cuentas anuales de pequeñas y medianas empresas.
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Es importante mencionar que los Modelos Abreviados de Cuentas Anuales son un formato de presentación de la información financiera con menos desglose. Las empresas que no superen ciertos límites pueden (o deben, según el caso) presentar sus cuentas (balance, memoria, etc.) en este formato simplificado. Es una obligación o facultad sobre cómo presentar la información.
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa (respetando siempre la normativa contable).
¿Quién puede presentar las cuentas anuales PYMES? Requisitos
Esta es quizá una de las primeras preguntas que puede pasar por la cabeza de alguien que no está familiarizado con el mundo de la contabilidad. La respuesta la encontramos en el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas, un documento específico para este tipo de empresas con el que se pretende dotarlas de un marco normativo simplificado, en sintonía con el tipo de operaciones que la PYME desarrolla. Por lo tanto, será el Plan General de Contabilidad el que debas tener en cuenta para a la hora de hacer las cuentas anuales. Eso sí, en el caso de las pymes (pequeñas y medianas empresas) existe una versión simplificada (Plan General de Contabilidad para Pymes), que permite a los pequeños negocios no aplicar criterios como los de las grandes empresas.
👨⚖️ Una vez la empresa decida qué modelo usar, deberá mantenerlo durante al menos tres ejercicios consecutivos.
Límites para formular cuentas anuales (PYMES)
Podrán aplicar este Plan todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:
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- Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
Es decir, las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas ante el Registro Mercantil.
¿Quiénes no pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES?
Por otro lado, encontramos una serie de supuestos bajo los cuales no se puede optar por esta posibilidad. En ningún caso podrán aplicar este Plan las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:
- Que cumpla la definición de entidad de interés público
- Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
- Que su moneda funcional sea distinta del euro.
- Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público asumiendo obligaciones respecto a los mismos y las entidades que asuman la gestión de las anteriores.
¿Qué documentos son obligatorios para PYMES en las CCAA?
Las cuentas anuales de una PYME deben estar formadas por: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria. Se trata de documentos obligatorios que todas las PYMES deben presentar en el Registro Mercantil.
- Balance. Refleja el estado del activo, pasivo y el patrimonio neto de tu empresa.
- Cuenta de pérdidas y ganancias. Aquí se verán los ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio contable. Es un documento que muestra los ingresos (haber) y los gastos (debe) de un periodo económico concreto.
- Memoria. Por su parte, la memoria amplía y comenta la información contenida en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Incluyendo datos importantes de la empresa, por ejemplo la actividad, la aplicación de resultado o las normas de registro de valoración.
- Estado de cambio de patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo, es decir las entradas y salidas de dinero de la empresa.
Si bien esos tres documentos son la base, las PYMES pueden incorporar voluntariamente otros dos estados financieros que para las grandes empresas son obligatorios. Las PYMES podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de cambios en el patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo que se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad.
👉 Recuerda que si no has presentado cuentas anuales en los ejercicios pasados, el Registro Mercantil puede obligarte a presentar los cuatro últimos documentos para ponerte al día.
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Presentación de las cuentas anuales de una PYME
Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de fecha del ejercicio social, o disolución. En segundo lugar, es importante tener en cuenta que deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio. Lo normal es que estemos hablado del 31 de marzo como fecha tope para la formulación de las cuentas anuales (siempre y cuando el ejercicio coincida con el año natural)
Formulación de las cuentas: se hace cada doce meses (salvo supuestos excepcionales) en el plazo máximo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio.
Antes de presentar las cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente hay que cumplir con dos pasos:
- La legalización de los libros contables.
- La aprobación de las cuentas en la Junta General de socios o accionista.
Cuentas anuales de una PYME y Registro Mercantil
Una vez aprobadas las cuentas, el empresario o administrador tiene un mes para presentarlas ante el Registro Mercantil del domicilio social correspondiente. Siempre y cuando el fin del ejercicio coincida con el año natural, estaremos hablando de que la fecha de presentación o depósito de las cuentas cumple generalmente el día 30 de julio.
Si eres de los que prefiere elaborar en persona las cuentas de tu empresa y presentarlas en papel, aquí te dejo el link al modelo oficial normalizado y rellenable de cuentas anuales para pequeñas y medianas empresas. Pero ¡ojo!. Aviso que esto te llevará un rato tan largo que te parecerán dos. Una vez hechas las cuentas no hemos terminado, falta presentarlas, ¿cómo?
El depósito de las CCAA que debe realizar una PYME se puede llevar a cabo de manera telemática con certificado digital mediante el programa D2. También se puede optar por presentar las cuentas en formato CD, DVD o en papel.
Confeccionar, transcribir (en su caso) y depositar las cuentas anuales de una PYME no es tarea sencilla. Requiere de tiempo y conocimientos de contabilidad, por lo que, en caso de no disponer de los medios necesarios, recomendamos ponerse en manos de expertos contables.
Plazos de presentación de las cuentas anuales
Plazos de presentación de las cuentas anuales (para los casos en los que la empresa cierre su ejercicio el 31 de diciembre)
| Actividad | Fecha límite |
|---|---|
| Formulación de cuentas anuales | 31 de marzo |
| Aprobación de cuentas anuales | 30 de junio |
| Depósito de cuentas anuales | 30 de julio |
| Presentación de los libros ante el Registro Mercantil | 30 de abril |
¿Las cuentas anuales son públicas?
Sí, cualquier persona puede solicitar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa. Al considerarse información pública, cualquier persona o empresa puede acceder a la información recopilada en las cuentas.
Si deseas conocer quien está obligado a auditar las cuentas anuales, puedes consultar nuestro post: Obligación de auditar cuentas anuales: claves y excepciones
¿Eres una microempresa?
Dentro del régimen de PYMES, existe una categoría especial con mayores simplificaciones: las microempresas. Si tu negocio cumple durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, puedes acogerte voluntariamente a criterios contables aún más sencillos:
- Activo total: No superior a 1 millón de euros.
- Importe neto de la cifra de negocios: No superior a 2 millones de euros.
- Número medio de trabajadores: No superior a 10.
Acogerse a este régimen permite simplificar la contabilización de operaciones como los arrendamientos financieros (leasing) o el impuesto sobre sociedades, lo que supone una ventaja administrativa considerable.
✅ Servicios de gestoría y asesoría contable para PYMES
Sabemos que, como propietario o profesional de una PYME, tu tiempo y recursos son valiosos. Ponemos a tu disposición nuestro equipo de expertos en cuentas anuales, dispuestos a brindarte la asesoría necesaria para cumplir con todas las obligaciones contables y fiscales. Nuestra misión es liberarte de la carga de la contabilidad para que puedas concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
Contamos con aplicaciones tecnológicas propias que ayudarán y optimizarán las tareas contables de tu empresa. ¿Quieres saber más? Contacta con nosotros para más información. Estaremos encantados de darte más detalles de nuestro servicio de asesoría y gestoría contable para PYMES:
- Confeccionamos las cuentas anuales de tu PYME.
- Confeccionamos el acta y el certificado de aprobación de las cuentas anuales.
- Depositamos las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
¿Tienes alguna duda? Si te ha surgido alguna pregunta tras leer “Cuentas anuales de una PYME: guía para empresas”, estamos aquí para ayudarte. Hablemos. Te orientamos con claridad y paso a paso.
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