Cada vez es más común escuchar el término coworking cuando se habla de modelos de trabajo en la actualidad o nuevos espacios de trabajo, ¿pero sabes qué es lo que diferencia a un espacio de coworking de una oficina tradicional? ¿Cuáles son las ventajas de trabajar desde un coworking en lugar de una cafetería o desde casa?
¿Qué es un Coworking?
Un coworking no es solo un espacio de trabajo, sino un movimiento global basado en un concepto sencillo: profesionales de diferentes sectores, autónomos, emprendedores y empresarios que comparten el mismo espacio físico para trabajar en sus propios proyectos. El término coworking fue utilizado por primera vez en 1999 por el diseñador de videojuegos estadounidense Bernie DeKoven, que para él significaba “trabajar juntos como iguales”. Aunque fue unos años antes, en 1995, que nació uno de los primeros espacios considerados como coworking en Berlín, el C-Base.
Los espacios de coworking son áreas de trabajo compartidas donde empresas, startups, emprendedores, autónomos y profesionales en general desempeñan sus actividades en un entorno colaborativo y de comunidad.Pero el coworking no solo es compartir gastos y romper con el aislamiento, también se trata de pertenecer a una comunidad de individuos que están abiertos a intercambiar ideas, proyectos, conocimiento, y lo más importante, están dispuestos a colaborar entre sí.
Los espacios de coworking están brotando por todo el planeta, es un movimiento global que está cambiando el modo de trabajar y la forma de interactuar en los espacios de trabajo. Los espacios de coworking son un reflejo de la aparición de nuevos modelos y nuevas expectativas en el mundo de los negocios y en la sociedad en general. En toda Europa, las instituciones públicas y las empresas están empezando a considerar el coworking como fuente de inspiración para poner en práctica nuevos enfoques de trabajo, innovación y colaboración.
Características Principales de un Coworking
Lo que diferencia principalmente a un coworking de una oficina tradicional son los singulares espacios que lo conforman, que son lo que lo dota de la posibilidad de un trabajo compartido entre sus usuarios, los coworkers. Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso.
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- Flexibilidad: Un coworking ofrece espacios flexibles que se adaptan a los nuevos modelos de trabajo y ayudan a potenciar la creatividad de sus usuarios. Pero además, son espacios que se caracterizan por ofrecer planes que se adaptan a las necesidades de todo tipo de profesionales. Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales.
- Servicios: Un coworking también se caracteriza por contar con todos los servicios incluidos para sus usuarios. Otra característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. En primer lugar, un espacio de trabajo equipado y listo para que el usuario simplemente entre con su portátil y pueda comenzar a trabajar, y no solo eso, sino que también incluye todo lo que puede necesitar durante su día a día. Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:
- Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
- Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
- Áreas comunes de descanso.
- Domicilio social, fiscal y administrativo.
- Conectividad y uso internet.
- Espacios de almacenamiento.
- Servicios de impresión y reprografía.
- Servicios de limpieza.
- Amenidades: Normalmente estos espacios cuentan con diferentes amenidades, zonas de descanso o terrazas que le permiten al usuario desconectar, convivir con otros profesionales y realizar networking.
- Diversidad: En un coworking puedes encontrar a profesionales de diferentes sectores y con perfiles muy variados. Los perfiles de profesionales que puedes encontrar en un coworking son cada vez más variados. Pueden ser desde nómadas digitales (profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente), autónomos, emprendedores o startups, hasta empresarios que buscan innovar en sus modelos de trabajo.
Tipos de Espacios en un Coworking
- Espacios Compartidos: Los espacios compartidos en un coworking son un conjunto de escritorios ubicados en un área amplia y diáfana.
- Hot Desk: Quizá te preguntes a qué nos referimos cuando hablamos de espacios flexibles en un coworking. El término hot desk se utiliza para definir un espacio de trabajo en el que el trabajador no tiene un escritorio fijo.
- Oficinas Privadas: Un coworking también ofrece a los profesionales la opción de tener una oficina privada que se adapte a sus necesidades dentro de sus instalaciones. Espacios de trabajo exclusivos para una empresa o equipo determinado. Dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria.
- Zonas de Descanso y Terraza: Áreas diseñadas para que los usuarios puedan socializar, tener alguna reunión informal o simplemente desconectar y disfrutar de un momento de relajación durante su jornada laboral.
- Cocina, Comedor y Cantina: Espacios compartidos y equipados con todo lo necesario para que el coworker disfrute de su almuerzo cada día.
Ventajas de Trabajar en un Coworking
El coworking es un espacio de trabajo diseñado para potenciar estas nuevas modalidades de trabajo, y que ofrece múltiples ventajas para los profesionales y empresas modernas. Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas:
- Flexibilidad de Uso: Los espacios de coworking ofrecen diferentes planes o paquetes en función de las horas que necesites, además, no suelen requerir contratos de larga duración (en la mayoría de casos, puedes estar un solo mes si quieres). La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda de libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial.
- Ahorro de Costes: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico debido a que los gastos de servicio y mantenimiento son compartidos. Compartir costes de servicios y equipamiento supone un ahorro sustancial, debido a que el coste de oficina representará un buen porcentaje de los gastos. A lo que hay que añadir servicios como conexión a internet, luz, agua, climatización o mobiliario. El espacio colaborativo es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos.
- Networking: Las dinámicas de interacción y networking que se generan en un coworking favorecen la captación de talento. Aumentas tus redes de contactos sin esfuerzo, tan solo hablando con los otros coworkers durante la comida, los cafés o en cualquier evento. Puedes encontrar colaboradores, incluso futuros socios para tus proyectos. Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos.
- Espacio Propio e Independiente: Las oficinas coworking proporcionan un espacio profesional de trabajo que motiva y te hace ser más productivo (siempre dependiendo del tipo de trabajo que realices). La mayoría de oficinas disponen de salas de reuniones y despachos individuales para recibir a los clientes y realizar presentaciones de manera más privada y personalizada.
- Trabajo sin Interferencias: La mayoría de profesionales que ocupan este tipo de espacios tienen el mismo objetivo que tu, por lo que puede resultar más fácil lograr una rutina de trabajo profesional.
- Mejores Redes de Contactos: Aumentas tus redes de contactos sin esfuerzo, tan solo hablando con los otros coworkers durante la comida, los cafés o en cualquier evento. Puedes encontrar colaboradores, incluso futuros socios para tus proyectos.
- Conciliación Laboral: La conciliación entre el trabajo y la vida familiar y personal mejora, promovida en gran medida por la flexibilidad horaria que proporcionan estos entornos de trabajo compartidos. El acceso a este tipo de oficinas no suele tener limitación horaria.
- Comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, ya que fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativa entre sus usuarios. Gracias a este fenómeno inmobiliario, los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.
- Posibilidad de Formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Gracias a los entornos colaborativos, los trabajadores pueden garantizar su desarrollo profesional.
- Mejorar la Productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Incluso existen espacios de coworking especiales para estimular la creatividad y diversidad de los profesionales.
- Proporcionar una Ubicación Física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales.
Inconvenientes de la Oficina Compartida
Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sean la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo.
- Menor Privacidad: Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Esto puede ser inconveniente para los profesionales o equipos que trabajan con temas confidenciales o que prefieren trabajar sin compañía. Es obvio, que en este tipo de oficinas pierdes la privacidad del trabajo y de tus llamadas de teléfono. Aunque los demás estén a lo suyo, pueden oírte y conocer aspectos más personales de ti. Si quieres mantener una conversación que exija discreción, puedes realizar tu llamada fuera de la zona común en una sala de reuniones que no esté ocupada. Muchos coworking ya disponen de cabinas y zonas específicas para realizar llamadas de manera privada.
- Ruido: Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción. Puede haber demasiado nivel de ruido. Si estás acostumbrado a trabajar en absoluto silencio, te lo puede parecer. En todo caso, no más que en una oficina donde también hay otras personas trabajando contigo. Un buen truco para mitigar este problema puede ser el uso de cascos, con música o sin ella. Te ayudarán a concentrarte mejor y evitará que los demás se lancen a charlar contigo.
- Costo: Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto.
- Tiempo de Búsqueda: Actualmente la oferta de espacios de coworking en muchas ciudades del mundo es bastante amplia, y para los profesionales puede tomar tiempo y algo de paciencia navegar entre todas las opciones hasta elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.
- Falta de Soledad: Si trabajas mejor sin compañía alguna, puede que esto no sea lo tuyo; al menos en un plan a tiempo completo. Tendrás que valorar el trasladarte a uno más pequeño, por un tiempo más corto, como de un par de días por semana, por ejemplo.
¿En qué Debes Fijarte Cuando Buscas un Espacio de Coworking?
Lo primero es hacer una búsqueda de espacios en tu área o ciudad. Observa, sobre todo, las recomendaciones y críticas de otros usuarios. Las páginas web especializadas son buenos sitios para leer comentarios y ver fotos que han hecho otras personas, no solo los dueños del coworking. Te dará una aproximación sobre cuáles son sus intereses y el ambiente que hay. Pero, para bien o para mal, te toca a ti verificar si son de verdad espacios de coworking o tan solo oficinas compartidas y espacios abiertos de trabajo.
Un coworking no es solo un espacio físico, si no hay alguien que se ocupa de conectar y crear oportunidades entre los miembros, no es un espacio de coworking real. Y, por último, vete a trabajar un día de los que realmente más te interese. En cuanto pases unas horas allí, vas a apreciar mejor las características de la comunidad y si lo que te aporta ese espacio en su conjunto es o no interesante. Asegúrate de que es algo más que una oficina con mesas y sillas, de que hay alguien trabajando activamente para hacer funcionar el coworking, pregunta por esa persona y preséntate.
Visita sus webs y échale un vistazo a sus blogs y páginas de miembros, a lo mejor hasta conoces a alguien. Estudia las metas que ofrecen y sus condiciones (duración del contrato, precios, horarios, planes…) para ver cuál de ellos se adapta mejor a tus necesidades. El precio no es lo más importante, aunque cuente. Lo es más sopesar cuál de ellos te aporta más valor por el tipo de gente que trabaja allí, el entorno, por cómo se sentirán tus clientes cuando se reúnan contigo allí.
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El Mobiliario en los Espacios de Coworking
En las oficinas compartidas no solo es importante disponer de espacios comunes y privados, amplios y con la última tecnología disponible, sino que debemos tener en cuenta que tipo de mobiliario equipan estas oficinas. Fijándonos en este aspecto podemos ver con que mimo y delicadeza, los gestores de estos espacios han pensado no solo en optimizar el espacio, sino en los propios usuarios, en su salud y comodidad durante su estancia allí.
Equipar con mesas amplias y robustas junto a sillas giratorias ergonómicas de calidad es imprescindible en estos puestos de trabajo, ya que por ellos pasan muchas personas y se usan durante muchas horas al cabo del día.
¿A Quién le Puede Resultar Útil Trabajar en un Coworking?
- A una Pequeña Empresa: Para reducir gastos y crear sinergias. En una empresa de 2 o 3 trabajadores que ni se puede permitir precios muy altos para oficinas, ni quieren cerrar sus puertas a posibles colaboraciones con otras compañías. En este caso, un coworking ahorraría costes si lo comparamos con precios de alquiler de locales en muchas ciudades medias y grandes de España y abriría grandes posibilidades para nuevos proyectos con otros ‘actores’.
- Como Paso Previo para Dar el Salto al Exterior: Estos espacios permiten salir a otros mercados con presencia física, sin costes elevados (las grandes capitales de países europeos tienen precios muy altos) y con el apoyo de otras empresas en este ‘aterrizaje’.
- A un Autónomo o Freelance: El teletrabajo para un trabajador independiente no es algo realmente sencillo. Hay cierto riesgo de aislamiento y serias dificultades para aprovechar al máximo las jornadas. Por eso, un espacio de coworking permitirá tener un mayor orden entre la vida personal y laboral, siendo la opción más económica. Además, abre la puerta a iniciativas y actividades para mejorar la formación o incrementar la red de contactos en el sector.
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