Consultoría para el Ahorro de Costes: Ejemplos y Estrategias

En el contexto actual de competencia global y desafíos económicos, es crucial que nuestra empresa mantenga un enfoque constante en la eficiencia y la reducción de costes. El aumento de los costos, las ineficiencias y los cuellos de botella operativos pueden frenar el avance de las empresas, lo que afecta tanto al rendimiento como a la rentabilidad.

En este artículo, exploramos cómo la consultoría y diversas estrategias permiten a las organizaciones optimizar sus procesos, mejorar la asignación de recursos e impulsar mejoras mensurables en todas las operaciones. Con el objetivo de garantizar nuestra sostenibilidad y rentabilidad a largo plazo, les proponemos puntos claves para reducir costos en nuestra organización.

¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?

La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque disciplinado para analizar, diseñar y optimizar los flujos de trabajo organizativos. En esencia, BPM garantiza que los procesos sean eficientes, eficaces y adaptables al cambio.

Por qué el BPM es esencial en la economía actual

En el volátil entorno económico actual, caracterizado por el aumento de la inflación, las interrupciones de la cadena de suministro y el incremento de los costes operativos, las empresas se enfrentan a retos sin precedentes. Para sortear estas complejidades, muchas organizaciones están recurriendo al BPM como herramienta estratégica para mejorar la eficiencia y lograr importantes ahorros de costes.

Impacto de BPM en el mundo real

El clima financiero actual exige que las empresas operen con mayor eficiencia. Las ineficiencias, como las redundancias y las lagunas de comunicación, hacen perder tiempo y recursos.

Lea también: Impulsa tu desarrollo profesional con Mope

Ejemplos concretos del impacto de BPM

• Sector manufacturero: Un fabricante líder implantó BPM para optimizar sus procesos de aprovisionamiento, lo que se tradujo en una reducción del 15% en los gastos de material. Esto se consiguió agilizando las negociaciones con los proveedores y eliminando redundancias en los procesos.
• Sector de las telecomunicaciones: Una empresa de telecomunicaciones aprovechó la automatización de procesos para agilizar tareas rutinarias, lo que supuso un ahorro anual de 2,3 millones de dólares. Esta automatización redujo los errores manuales y aceleró la prestación de servicios.
• Intel: Intel implantó una estrategia de fabricación contra pedido, reduciendo el tiempo de ciclo de los pedidos y los niveles de inventario, lo que supuso un importante ahorro de costes.
• Fabricante anónimo: Un fabricante utilizó un software de minería de procesos para analizar los procesos de adquisición a pago, ahorrando 60.000 dólares en costes de reprocesamiento al detectar y gestionar las desviaciones.
• Empresa anónima: Una empresa redujo el tamaño de su flota en más de un 10% y consiguió un ahorro anual superior a 500.000 libras gracias a las iniciativas de BPM.
• Organizaciones: Las organizaciones que utilizan BPM experimentaron una reducción del 20% en los costes relacionados con el cumplimiento normativo.

Cómo BPM reduce costos

Las tareas manuales y repetitivas consumen el tiempo de los empleados y aumentan las tasas de error. El incumplimiento de la normativa puede acarrear importantes multas y daños a la reputación.

Cómo superar los desafíos de la implementación de BPM

Aunque las ventajas de BPM son evidentes, su implantación puede plantear ciertos retos.

Por qué es beneficioso invertir en BPM durante las recesiones económicas

Las recesiones económicas suelen obligar a las empresas a adoptar medidas de reducción de costes. La historia demuestra que las inversiones estratégicas en innovación y optimización de procesos pueden aportar importantes ventajas competitivas. Del mismo modo, la investigación del Boston Consulting Group (BCG) destaca que las empresas innovadoras superan sistemáticamente la media del mercado, y que las más innovadoras obtienen 3,3 puntos porcentuales más de rentabilidad anual para sus accionistas. La gestión de procesos de negocio (BPM) es un factor esencial para la innovación, ya que agiliza los flujos de trabajo y permite a las organizaciones hacer más con menos.

Puntos clave para reducir costos en su organización

1. Análisis de Gastos Actuales: Comienza por revisar todos los gastos de la empresa, desde los costos fijos como alquileres y salarios hasta los gastos variables como suministros de oficina y viajes de negocios. Identifica áreas en las que los gastos son innecesariamente altos o donde se pueden encontrar alternativas más económicas.
2. Optimización de la Cadena de Suministro: Revisa tus proveedores actuales y busca oportunidades para obtener productos o servicios de igual calidad a un costo menor. También puedes explorar opciones de logística más eficiente y ajustar los niveles de inventario para reducir costos de almacenamiento.
3. Automatización de Procesos: Identifica tareas repetitivas que se puedan automatizar mediante software o maquinaria. La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores humanos y la necesidad de contratar más personal.
4. Eficiencia Energética: Adopta medidas para reducir el consumo de energía, como el uso de iluminación LED, la programación de termostatos y la inversión en equipos más eficientes desde el punto de vista energético. Esto puede generar ahorros significativos en las facturas de servicios públicos.
5. Teletrabajo y Flexibilidad Laboral: Evalúa si algunos empleados pueden trabajar desde casa o si es posible implementar horarios flexibles. Esto reduce los costos asociados con el espacio de oficina y puede aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados.
6. Reducción de Desperdicios: Implementa estrategias para reducir el desperdicio de materiales en la producción, como la reutilización de materiales, el reciclaje y la adopción de procesos más eficientes desde el punto de vista de los recursos.
7. Negociación de Contratos: Revise los contratos existentes con proveedores y clientes para asegurarse de que estén obteniendo los mejores términos y precios posibles. La renegociación de contratos puede conducir a importantes ahorros a largo plazo.
8. Formación y Desarrollo del Personal: La inversión en la formación y desarrollo de los empleados puede aumentar su eficiencia y reducir los errores costosos. Un personal más capacitado es más productivo y puede tomar decisiones informadas para ahorrar costos.
9. Evaluación de Rendimiento y KPIs: Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el desempeño de la empresa en diversas áreas. Realiza un seguimiento constante de estos indicadores y ajusta las estrategias según sea necesario para mejorar la eficiencia.
10. Fomentar la Innovación: Motiva a los empleados a proponer ideas innovadoras para reducir costos. La innovación puede llevar a cambios significativos en los procesos y la tecnología que generan ahorros a largo plazo.

Ejemplo práctico: Empresa SA de Fabricación de Productos Electrónicos

Supongamos una empresa SA de fabricación de productos electrónicos que ha estado experimentando márgenes de ganancia más estrechos en los últimos trimestres debido a una combinación de aumento en los costos de materias primas y una menor demanda de sus productos. La empresa busca reducir costos para mantener su rentabilidad a largo plazo.

Plan de Reducción de Costos

• Análisis de Gastos Actuales:
  • Costos de producción: 2.500.000€ por trimestre.
  • Gastos generales de oficina: 350.000€ por trimestre.
  • Gastos de envío y transporte: 300.000€ por trimestre.
• Optimización de la Cadena de Suministro: La empresa busca un proveedor de logística más económico y encuentra uno que ofrece una tarifa un 30% más baja para el envío de productos.
• Automatización de Procesos: La inversión en una máquina automatizada para el ensamblaje de componentes electrónicos asciende a 150.000€, pero se espera que reduzca los costos laborales en 50.000€ por trimestre.
• Eficiencia Energética: La inversión en iluminación LED y ajustes en sistemas de calefacción y refrigeración tiene un costo inicial de 30.000€, pero se espera un ahorro de energía de 10.000€ por trimestre.
• Teletrabajo y Flexibilidad Laboral: La implementación del teletrabajo reduce los costos de oficina en 50.000€ por trimestre y ahorra en servicios públicos otros 15.000€ por trimestre.
• Reducción de Desperdicios: El programa de gestión de residuos y reciclaje tiene un costo inicial de 20.000€ pero reduce los costos de eliminación en 5.000€ por trimestre.
• Negociación de Contratos: Las negociaciones de contratos con proveedores clave resultan en un ahorro de 25.000€ por trimestre.
• Formación y Desarrollo del Personal: La inversión en la formación del personal de producción tiene un costo de 10.000€ por trimestre, pero se espera reducir los costos en 15.000€ por trimestre.
• Evaluación de Rendimiento y KPIs: La implementación de KPIs y seguimiento cuesta 5.000€ por trimestre, pero se espera un ahorro de 12.000€ por trimestre al identificar áreas de mejora.
• Fomentar la Innovación: Se establece un programa de incentivos para ideas innovadoras que tiene un costo de 10.000€ por trimestre, pero se espera que las ideas generadas ahorren 20.000€ por trimestre.

Resultados Esperados

Tras la implementación de estas estrategias de reducción de costos, la empresa SA espera ahorrar un total de 177.000€ por trimestre, lo que ayudará a compensar el aumento de los costos de las materias primas y mantener su rentabilidad a largo plazo. Además, la empresa se vuelve más eficiente y competitiva en el mercado.

Lea también: Transformación de Datos

Recuerde que la reducción de costos debe ser una iniciativa continua en la empresa. Revise regularmente el proceso productivo de su empresa y realiza ajustes según sea necesario para garantizar que la organización siga siendo eficiente y competitiva en el mercado.

Otras Estrategias para el Ahorro de Costes

Además de las estrategias mencionadas, existen otras áreas donde se pueden implementar medidas para reducir costos:

• Gastos de personal: Analizar las cuotas de AT y EP dependiendo de la actividad de los trabajadores.
• Incentivos a la contratación: Aprovechar las ventajas fiscales que permitan recuperar costes relativos a riesgos laborales.
• Reparto de la masa salarial: Externalizar la gestión de nóminas y de personal para reducir costes.
• Costes de seguros: Realizar un inventario y valoración correcta de los activos asegurables.
• Impuestos locales (IBI e IAE): Revisar y optimizar el valor catastral.
• Inversiones en I+D+i: Considerar las inversiones en mejora de procesos y el coste del personal implicado para obtener rebajas fiscales.
• Inversiones en medio ambiente: Analizar las inversiones realizadas, aunque no tengan un carácter ambiental, para posibles deducciones en el Impuesto de Sociedades.
• Proveedores internacionales: Comparar proveedores para obtener mejores precios y fomentar la mejora continua. Tener en cuenta el coste total de posesión del material adquirido, incluyendo transporte, aranceles, control de calidad, etc.
• Base de datos de proveedores: Crear una base de datos de proveedores homologados.
• Plataformas de proveedores: Utilizar directorios comerciales y portales sectoriales para conocer nuevos proveedores.
• Subastas por Internet: Utilizar subastas electrónicas para conseguir buenos precios y agregar volúmenes de compra.
• Gestión de pagos y cobros: Tener una foto detallada de los flujos de caja y una política adecuada de cobros y pagos.
• Gestión de ‘stocks’: Optimizar el inventario y anticipar la demanda de los clientes.
• Relación coste-riesgos: Calcular el coste que debemos asumir con un alto grado de detalle en la gestión de inventario.
• ‘Software’ de gestión: Contratar software de gestión como SaaS para reducir el compromiso de riesgo.
• Enajenación del inventario: Analizar el comportamiento de las referencias en los canales de distribución para anticipar cuáles son los productos que menos van a contribuir en tu cuenta de resultados.
• Evitar el efecto látigo: Analizar los datos para evitar tergiversaciones en la estrategia debido a factores físicos o lógicos.
• Costes de mensajería, transporte y logística: Utilizar comparadores para conocer los mejores precios de los principales operadores del mercado.
• Papelería y administración: Adoptar la factura electrónica para reducir costes y mejorar la gestión de cobros.
• Reducir activos fijos: Convertir en variables el máximo posible de tus gastos fijos y generar ingresos en los momentos valle de tu negocio.
• Costes energéticos: Analizar cómo se está comprando la energía, optimizar el contrato de suministro y contratar la electricidad en grupo para obtener mejores precios.
• Optimiza tus instalaciones: Realizar una auditoría para detectar las ineficiencias energéticas y adoptar medidas de ahorro.
• Gastos de telefonía y telecomunicaciones: Un software analiza las facturas de la empresa y compara las mejores ofertas disponibles para sus necesidades de telefonía y comunicaciones..
• Costes estratégicos: Plantearse recortes más estratégicos, como eliminar líneas improductivas o ajustar la cartera de productos y servicios.
• Eliminar líneas improductivas: Externalizar todo aquello en lo que no seas especialista.
• Ajusta tu cartera de productos y servicios: Centrarse en los productos y servicios que generan más ganancias y dejar de ofrecer aquellos que no son rentables.

Servicios de Consultoría para el Ahorro de Costes

Algunas empresas ofrecen servicios de consultoría para ayudar a las organizaciones a identificar y implementar estrategias de ahorro de costos. Estos servicios pueden incluir:

• Tarjeta de Visita Virtual (Vcard+ Profesional Enriquecida): Facilita el acceso a los datos de contacto y ofrece ofertas actualizadas sin necesidad de spam.
• Servicios de Atención al Cliente (Call Center): Externalizar este servicio para responder a las necesidades, quejas e inquietudes de los clientes.
• Servicio de teleconcertación de visitas comerciales: Localizar contactos interesados en el negocio y concertar citas con un comercial.
• Campañas de Telemarketing: Dar a conocer un producto o servicio a una población específica.
• Telesecretaria: Delegar labores administrativas a profesionales.
• Programa de Fidelización: Fidelizar a los clientes de una manera sencilla y eficaz.

Costes directos e indirectos: Ejemplos

En el mundo empresarial, entender qué es una estructura de costes y los tipos de costes que existen es fundamental para la gestión efectiva y la toma de decisiones estratégicas. En este sentido, los costes se pueden clasificar como directos e indirectos.

Los costes directos son aquellos que se pueden asignar directamente a un producto o servicio. Por otro lado, los costes indirectos son aquellos que no pueden asignarse a un producto o servicio específico, pero que son necesarios para la operación general de la empresa.

Lea también: Arnau SLP: Expertos legales

Para ilustrar mejor los conceptos de costes directos e indirectos, vamos a analizar un ejemplo práctico: una panadería.Los costes directos son aquellos que están directamente relacionados con la producción de un bien o servicio.Por otro lado, los costes indirectos son aquellos que no están directamente vinculados a la producción, pero son necesarios para el funcionamiento del negocio.

• Costes directos: Ingredientes, mano de obra directa.
• Costes indirectos: Alquiler, servicios públicos.

En un mundo empresarial en constante evolución, la capacidad de innovar en la gestión de costes es fundamental para mantener la competitividad y sostenibilidad a largo plazo. Al implementar técnicas avanzadas, podemos maximizar la rentabilidad, optimizar recursos y mejorar la eficiencia operativa.

tags: #consultoria #ahorro #de #costes #ejemplos