¿Quieres abrir un negocio y necesitas constituir una sociedad? En esta guía, te contamos cómo crear una empresa desde cero. Si tienes una idea de negocio y quieres dar el gran paso para crear una empresa, ¡Te ayudamos! Lo primero que debemos decirte es que se trata de un gran reto, pero no debes preocuparte por nada, pues estamos para ti, durante todo el proceso de creación.
Un proceso que puede echar para atrás a cualquiera, pues incluye mucho papeleo y trámites, pero, con la asesoría adecuada, es posible hacerlo realidad. Crear una empresa desde cero implica planificar cuidadosamente cada paso, desde la idea inicial hasta la puesta en marcha del negocio.
1. Elaborar un Plan de Negocio
El primer paso para crear una empresa desde cero es elaborar un plan de negocio. La elaboración de este plan es fundamental, pues es lo que determinará la vida que tendrá tu empresa. Es importante que identifiques cuál es el valor añadido de los productos o servicios que vayas a ofrecer y que realices un estudio de mercado para evaluar la viabilidad del negocio; además, también es importante identificar a la competencia y crear una estrategia de ventas y marketing.
1.1. Análisis del Mercado y la Competencia
Pero no basta con tener una buena idea de negocio: es crucial analizar el mercado y la competencia. Debes investigar si hay una necesidad insatisfecha en el mercado que tu idea pueda satisfacer, cuánto está dispuesto a pagar el cliente potencial por tus productos o servicios, quiénes son tus competidores directos e indirectos, cuáles son sus fortalezas y debilidades, y cómo puedes diferenciarte de ellos.
1.2. Autodiagnóstico y Análisis DAFO
Una vez que has identificado una idea de negocio que te apasiona y crees que puede ser viable a largo plazo, es hora de hacer una evaluación más profunda para determinar si esa idea es realmente viable y sostenible en el mercado. Para ello, es importante realizar un autodiagnóstico exhaustivo de tu idea de negocio.
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El autodiagnóstico es un proceso que te permitirá reflexionar sobre tu idea de negocio y evaluar su viabilidad desde diferentes ángulos. En el autodiagnóstico, debes responder preguntas como:
- ¿Cuál es el problema que resuelve mi idea de negocio?
- ¿Quiénes son mis clientes potenciales?
- ¿Cómo puedo llegar a mis clientes potenciales?
- ¿Quiénes son mis competidores directos e indirectos?
- ¿Cómo me diferencio de mis competidores?
- ¿Cuánto dinero necesito para poner en marcha mi negocio?
- ¿Cuánto tiempo tomará para que mi negocio sea rentable?
Al responder estas preguntas, podrás evaluar tu idea de negocio de manera más crítica y realista, y detectar las áreas en las que necesitas mejorar para que tu negocio tenga éxito. Para realizar este autodiagnóstico te puedes valer de un análisis DAFO de tu idea de negocio.
El análisis DAFO es una herramienta de planificación estratégica que permite evaluar la situación actual de una empresa y definir las estrategias a seguir para lograr sus objetivos. El análisis se basa en identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa, a partir de las cuales se pueden definir las estrategias adecuadas para potenciar las fortalezas, corregir las debilidades, aprovechar las oportunidades y mitigar las amenazas.
1.2.1. Fortalezas (Ventajas Internas)
Las fortalezas son aquellos elementos que proporcionan una ventaja competitiva a una empresa en el mercado. Las fortalezas se consideran factores internos positivos que pueden ayudar a una empresa a alcanzar sus objetivos.
1.2.2. Debilidades (Problemas Internos)
Las debilidades son aquellos elementos que limitan la capacidad de una empresa para competir en el mercado. En el contexto del análisis DAFO, las debilidades se consideran factores internos negativos que pueden obstaculizar el éxito de una empresa.
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1.2.3. Oportunidades (Ventajas Externas)
Las oportunidades son elementos externos a la empresa que pueden ser aprovechados para mejorar la posición en el mercado y alcanzar los objetivos empresariales. En el contexto del análisis DAFO, las oportunidades se consideran factores externos positivos que pueden ser aprovechados para el éxito de una empresa.
1.2.4. Amenazas (Problemas Externos)
Las amenazas son elementos externos que pueden afectar negativamente a una empresa y su capacidad para competir. En el contexto del análisis DAFO, las amenazas se consideran factores externos negativos que pueden representar obstáculos para el éxito de una empresa.
2. Elegir la Forma Jurídica
Con el plan de empresa, lo siguiente es decidir cuál es la forma jurídica que más te conviene. Es aquí cuando es necesario contratar los servicios de un experto, pues necesitas asesorarte sobre la constitución de la empresa, las obligaciones fiscales, etcétera. Dentro de los tipos de sociedades, la de Responsabilidad Limitada (SL), es la más empleada por las pymes. También existe la Sociedad Limitada Laboral (SLL) y la Sociedad Anónima (SA).
Como ya adelantamos, estas necesitan requisitos específicos, pero cuando se trata de crear una empresa desde cero, los pasos son prácticamente similares. Una vez tenido en cuenta, todos estos puntos anteriores a la creación de la empresa, debemos decidirnos por la forma jurídica que vamos a usar. Con el cuestionario que nos ofrece la DGIPYME podemos sacar ideas de lo que es lo que nos conviene.
Por un lado, tenemos persona física, cuyo trámite es el más sencillo: Si tu empresa tiene una sede física, lo primero que hay que mirar, son los requisitos exigidos, según la actividad, por parte del Organismo local, es decir, el Ayuntamiento. Se valorará si la actividad es inocua o no, y de ello dependerán todos los trámites a seguir, además de pagar las tasa que correspondan según la localidad donde establezcamos dicho negocio.
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Una vez que el local esté acondicionado, tanto físicamente como legalmente, para comenzar la actividad, presentaremos en Hacienda el Modelo 037 de alta de empresarios, en cuya declaración habrá que indicar todos los datos personales del empresario, domicilio fiscal, características del local, actividad, fecha de inicio, obligaciones fiscales tributarias, etc. Si lo hacen por nosotros será el Modelo 036.
Posteriormente, desde el inicio de actividad, tenemos 30 días para presentar el alta en Seguridad Social como autónomo, la cual, se presentará online, y en la que indicaremos, nuevamente, todos los datos personales y domicilio, además de la base de cotización escogida y la mutua que libremente escoja el empresario.
Por otro lado, tenemos persona jurídica, cuyo trámite es más complicado, ya que hay que constituir un tipo de sociedad mercantil, bien sea sociedad limitada o cooperativa o sociedad limitada laboral, etc. (según la escogida), la cual, se firmará ante un notario, se liquidará y se inscribirá en el Registro Mercantil que corresponda.
3. Inscripción en el Registro Mercantil
Después de elegir el tipo de negocio que se ajuste a tus necesidades, es momento de inscribirlo en el Registro Mercantil. Pero, para poder hacerlo, es necesario comprobar (a través de un certificado negativo), que la denominación social o nombre que has escogido para tu negocio, es único. En caso de montar una sociedad es necesario que tengamos la certificación negativa del nombre que hayamos elegido para esta. Lo puedes pedir a través de la web del Registro Mercantil Central.
4. Abrir una Cuenta Bancaria para la Empresa
A la hora de crear una empresa desde cero, también necesitas abrir una cuenta en el banco y que sea de uso exclusivo del negocio. Este paso se hace una vez que se tenga la denominación social. Es precisamente en esta cuenta donde se hace el depósito del capital social para la empresa. En el caso de elegir un formato de empresa, bien sea SL o SA necesitamos disponer de una cuenta de empresa en la que depositar los fondos necesarios por ley para la constitución de dicha empresa.
Es importante destacar que, a la hora de hacer el depósito, es imprescindible pedir al banco un certificado de depósito. Este es un documento en el que se señalan los datos de los socios, así como las aportaciones hechas; además, sirve para acreditar el capital social. Este papel es imprescindible, pues debe presentarse ante notario.
5. Redacción de los Estatutos Sociales
La redacción de los estatutos sociales es fundamental. En este documento se recoge toda la información pertinente sobre el funcionamiento y organización del negocio, incluyendo la forma en la que se toman decisiones, las responsabilidades y derechos de los socios; también se anota el tiempo de duración de la sociedad, las formas de disolución, etcétera.
6. Formalización ante Notario y Escrituras Públicas
Uno de los pasos más importantes a la hora de crear una empresa desde cero es hacer la formalización de esta, a través de las escrituras públicas y ante notario. Es un paso imprescindible el de acudir al notario para firmar la escritura de Constitución de la Sociedad por parte de todos los socios. Este proceso requiere pagar al notario para que certifique la escritura de constitución.
Básicamente, este es el trámite que sirve para dotar al negocio de personalidad jurídica, o lo que es lo mismo: Tu empresa ya existe como tal.
7. Obtención del NIF Provisional y Definitivo
En este punto del proceso, es necesario pedir un NIF provisional, pues, de momento, no se ha expedido todavía la escritura de constitución de la empresa por parte del Registro Mercantil. El NIF provisional se pide en Hacienda y es único para el negocio. El otro trámite que necesitamos para la constitución es la solicitud del NIF provisional presentando la documentación necesaria en la Agencia Tributaria (modelo 036, copia de la escritura y copia de los estatutos).
Una vez que la empresa está constituida, es momento de inscribirla en el Registro Mercantil. Para ello, dispones de tres meses. Cuando la empresa ya está registrada, entonces se pide en Hacienda el NIF definitivo para que el negocio pueda operar. Para el definitivo que debemos tenerlo antes de los 6 meses posteriores debemos presentar lo mismo pero marcando la casilla 120 del Modelo 036 y presentando la documentación original.
Para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.
Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:
- Copia de la escritura pública
- Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
- Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
- Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).
8. Inscripción Definitiva en el Registro Mercantil
Es necesario inscribir la empresa en el Registro Mercantil Provincial. La empresa debe ser inscrita en el registro provincial donde esta esté domiciliada siempre.Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.
Nota: contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.
9. Otros Trámites Importantes
- Solicitar tu certificado digital: Solicitar el certificado digital para tu empresa te ahorrará mucho tiempo en todos los trámites administrativos que necesites realizar, ya que no tendrás que desplazarte a las instituciones administrativas para en gestiones comunes o diarias.
- Alta en el epígrafe correspondiente del IAE: En las oficinas de la Agencia Tributaria debemos dar la empresa en los correspondientes epígrafes del IAE, teniendo en cuenta las actividades empresariales que vaya a realizar la empresa. La indicación de los epígrafes que correspondan a tu actividad empresarial tienes que incluirlos en el Modelo 036/037 de la Agencia Tributaria.
- Alta en Seguridad Social: Habrá que dar de alta en la Seguridad Social, bien al administrador, o a los socios trabajadores, según la forma jurídica escogida. Por ejemplo, una sociedad limitada laboral o una cooperativa suele dar de alta a todos los socios, dependiendo del régimen establecido en los estatutos de la sociedad, bien sea, en régimen general o régimen de autónomos.
- Inicio de Actividad: Una vez constituida con el NIF definitivo, presentaremos a la Agencia Tributaria el Modelo 036 para comunicar el inicio de la actividad, y todos los datos de la mercantil, como fecha de constitución e inscripción, datos personales de todos los socios, el tipo de administrador, la participación social de cada socio, etc.
10. Lanzamiento y Crecimiento de la Empresa
Una vez estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas.
Recuerda que innovar y ser sostenible son importantes. Estos aspectos son clave para empezar, mantener y hacer crecer tu empresa en un entorno competitivo.
Tabla Resumen de Pasos Clave
| Paso | Descripción |
|---|---|
| 1 | Elaborar un Plan de Negocio detallado. |
| 2 | Elegir la forma jurídica adecuada (SL, SA, Autónomo, etc.). |
| 3 | Inscribir la empresa en el Registro Mercantil. |
| 4 | Abrir una cuenta bancaria empresarial. |
| 5 | Redactar los estatutos sociales. |
| 6 | Formalizar la constitución ante notario (escrituras públicas). |
| 7 | Obtener el NIF provisional y definitivo. |
| 8 | Cumplir con las obligaciones fiscales y laborales. |
| 9 | Lanzar el producto o servicio al mercado. |
| 10 | Implementar estrategias de marketing y ventas. |