Si estás pensando en darte de alta como autónomo o abrir una pyme, es probable que uno de los aspectos que más te preocupe sea el tema contable. No obstante, llevar la contabilidad de un autónomo o de una empresa pequeña no es tan complicado como parece, solo tendrás que registrar todos los movimientos económicos para elaborar los estados contables.
El objetivo fundamental de la contabilidad es servir de instrumento de información. Y toda esta información es útil y necesaria para diferentes agentes. Por tanto, que la contabilidad es de vital importancia es más que evidente, porque es la herramienta con la que la empresa se muestra al mundo.
El Plan General de Contabilidad para Pymes (PGC-PYMES) es un marco legal que las empresas deben cumplir en España. El PGC-PYMES es más simple y flexible que el anterior, y requiere de menos recursos para su elaboración.
Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso
Para llevar la contabilidad de pymes y autónomos es obligatorio guardar todos los documentos, desde las facturas recibidas y emitidas hasta las nóminas, recibos de los pagos a Hacienda, tickets de compras y recibos de la Seguridad Social. Es conveniente que digitalices toda esa información para que no se extravíe. Todos esos documentos se reflejan en los libros de contabilidad.
El corazón de la contabilidad de las pymes y autónomos es el libro diario, donde debes realizar los asientos contables; es decir, las anotaciones de cada una de tus operaciones económicas. Generalmente se lleva mes a mes e incluye datos como la fecha de la transacción, las cuentas asociadas a la misma, el importe y una breve explicación del movimiento.
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Libros de contabilidad obligatorios
El libro diario se complementa con otros registros obligatorios:
- Libro de ingresos: Es donde registras las facturas emitidas siguiendo un orden cronológico. Gracias a ese libro sabrás cómo va tu facturación de manera mensual, trimestral y/o anual. Recuerda que Hacienda exige que las facturas estén numeradas y no permite duplicados ni saltos.
- Libro de Facturas Recibidas: Es donde reflejas todas las facturas que te hacen tus proveedores cada vez que recibes un producto o servicio.
- Libro de Registro de Bienes de Inversión: En este libro debes anotar los bienes que adquieras durante la actividad, que no se consumen a lo largo de un ejercicio y cuyo coste supera los 300 euros. Debes distribuir ese coste a lo largo de diferentes ejercicios siguiendo la clasificación de los bienes de inversión y el tiempo de amortización mínimo y máximo de Hacienda.
- Libro de Registro de Gastos: Es donde reflejas los comprobantes de pago o recibos bancarios que demuestren los desembolsos realizados. Puedes incluir la cuota de autónomos que pagas mensualmente a la Seguridad Social o los gastos de combustible, pero dado que te permite desgravar el IVA, esos gastos tienen que estar directamente relacionados con tu actividad económica.
Pasos para una contabilidad sencilla
- Reúne toda la documentación: El primer paso es recopilar todos los documentos contables: ingresos, gastos y otras operaciones propias de la actividad empresarial. También es recomendable demostrar cada operación con un justificante para probar lo anotado en los registros. En documentación se incluyen las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de movimientos bancarios…
- Lleva un registro de los ingresos y gastos: Todos los movimientos ligados a la empresa deben quedar registrados, tanto los pagos como los cobros. Procura ordenar todas las operaciones de forma cronológica. Puedes hacerlo por mes, trimestre o cuatrimestre. Es importante que todo quede registrado para que ningún descuido haga que las cuentas no concuerden.
- Registra los impuestos: Recuerda tener en cuenta los impuestos. Cada año y trimestre debes presentar a Hacienda la declaración fiscal como empresa. Por tanto, es muy importante que lleves al día los registros de los diferentes impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades…). igualmente, de forma anual tendrás que presentar todos los libros de cuentas en el Registro Mercantil.
- Verifica los cobros y pagos: Al comprobar todos los cobros y pagos, evitaremos que los las cuentas y saldos no sean incorrectos ni estén duplicados. Para llevar todo más organizado y hacer más fácil la tarea puedes utilizar un software de gestión contable que incluya un programa de facturación para agilizar dichos procesos.
- Ten tus cuentas actualizadas: Es la base de todo manual de contabilidad para pymes y cualquier organización. Ten tus cuentas y registros al día para evitar posibles contratiempos. Así, también conocerás la situación financiera de tu empresa en todo momento. Lo cual te ayudará a realizar un mejor balance global del ejercicio.
Declaración de impuestos y balance anual
La contabilidad de una empresa también implica la presentación de los impuestos. Los modelos tributarios difieren si trabajas como autónomo o pyme. El modelo 347, por ejemplo, es una declaración informativa, mientras que el modelo 303 es de autoliquidación.
Con todos estos datos podrás realizar un balance anual que incluya tanto la facturación y los gastos como tus activos y las deudas contraídas, el cual te facilitará una instantánea del funcionamiento de tu negocio para que corrijas el rumbo si es necesario.
Herramientas para la contabilidad de tu Pyme
Desde hace tiempo las empresas no tienen que llevar la contabilidad a mano, anotando con bolígrafo enormes columnas de importes y sumando una y otra vez. Contar con un software de contabilidad puede marcar la diferencia para conseguir la máxima eficiencia. Prioriza los programas de contabilidad para pymes que mejor se adapten a tu negocio. Además, asegúrate de que la solución sea intuititva y que se integre con tus herramientas.
La tecnología cada día avanza más rápido y cada vez hay más programas que fomentan la productividad y optimizan el tiempo. De esta forma, se pueden aprovechar esas horas para solventar otras funciones.
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