En la actualidad, las PYMES se enfrentan a un entorno empresarial altamente competitivo donde la eficiencia y la optimización de procesos son clave para el éxito. En el camino hacia la digitalización y la eficiencia operativa, las pequeñas y medianas empresas (pymes) se enfrentan a la decisión crítica de implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se presenta como una solución integral para gestionar todas las áreas de una empresa de manera centralizada y en tiempo real. Pero ¿cuál es el precio de un ERP para pymes? La respuesta varía significativamente dependiendo de varios factores. Sin embargo, una de las preguntas más frecuentes es: ¿cuánto cuesta implementar un ERP para PYMES?
Implementar un ERP ya no es una opción, es una obligación. Si de verdad quieres ser competitivo, necesitas contar con un ERP para tu empresa. La compra de un sistema de gestión empresarial, afortunadamente, no es algo que se hace todos los días.
Antes de emprender el viaje hacia la implementación de un sistema ERP, es esencial comprender los diversos costes asociados. Este entendimiento ayudará a las empresas a planificar financieramente con mayor precisión, les permitirá ajustar sus expectativas y prepararse para la inversión necesaria.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un software de gestión empresarial que integra todos los procesos fundamentales de una empresa, como ventas, compras, contabilidad, inventario, y más. Implementar un sistema ERP permite a las PYMES optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la toma de decisiones.
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Factores que Influyen en el Costo de Implementación
El costo de implementar un ERP puede variar considerablemente dependiendo de varios factores.
- Tipo de ERP: Estándar vs. A Medida: Uno de los principales factores que afecta el costo de implementación es si optas por un ERP estándar o por un ERP a medida. Un ERP estándar es más económico, ya que está diseñado para adaptarse a la mayoría de las empresas sin necesidad de grandes personalizaciones.
- Tamaño de la Empresa y Número de Usuarios: El tamaño de la empresa y el número de usuarios que utilizarán el ERP también influyen en el costo. Cuantos más usuarios, mayor será el costo de las licencias y el mantenimiento del software.
- Funcionalidades y Módulos: El precio de un ERP también depende de las funcionalidades y módulos que necesite tu empresa.
- Proceso de Implementación y Personalización: El proceso de implementación y personalización es otro factor crucial en el costo total. La instalación de un ERP puede requerir la adaptación del software a los procesos específicos de la empresa, la integración con otros sistemas existentes y la formación del personal.
Costos Directos de un ERP
Los costos directos son aquellos gastos que están directamente relacionados con la adquisición, personalización, implementación y puesta en marcha del ERP.
- Costos de las Licencias de Software ERP: Suelen ser uno de los costes más destacados. Que puede ser de un pago único si se realiza la compra del software en local (On Premise) o recurrente si se compra el software en en la nube (On Cloud). En este último caso se pagará una licencia por usuario con una determinada frecuencia, mensual, anual o trianualmente. Este gasto es un costo necesario para la puesta en marcha del ERP.
- Hardware: Si es necesario adquirir nuevo hardware o servidores para alojar el sistema ERP, estos costos se consideran directos.
- Servicios: Dentro de los servicios que conforman el coste de un ERP están implementación, mantenimiento, consultoría y formación. El coste de estos servicios no dependerá del ERP elegido, sino del grado de personalización del sistema a la empresa que lo requiera. Suele realizarse al comienzo del proyecto en diferentes fases con el fin de poder hacer frente a la configuración del software según lo indicado por la empresa.
- Costos de Capacitación del Personal: Son un componente muy importante dentro de la implementación de un ERP. Durante la implementación, es probable que los empleados deban destinar tiempo a aprender el nuevo sistema, lo que puede resultar en una disminución de la productividad.
Costos Ocultos de un ERP
A veces, se pueden incluir costes ocultos de un proyecto que inciden directamente en los gastos no contemplados por las empresas. Por ello, se encuentran problemas de presupuesto tras la adquisición de un sistema ERP. Entre ellos, los principales son:
- Compra por módulos y áreas: Supone no recibir todas las prestaciones del sistema y tener que pagar cada vez que quieres incorporar una nueva.
- Personalizaciones: Implica adaptar módulos o funcionalidades a necesidades concretas. Asegúrate de definirlas y concretarlas en el presupuesto inicial.
- Formación integral: Si no está incluida, el coste final aumentará.
- Nuevos usuarios: Si hay que adquirir más licencias, subirá el precio: haz un cálculo real desde el principio.
- Horas extras del personal: A medida que se acerca la fecha de lanzamiento del ERP, es posible que se necesite que el personal trabaje horas extras para garantizar una transición suave. Este es un aspecto poco considerado pero bastante usual entre las empresas.
- Mala calidad de los datos: La mala calidad de los datos o la falta de integridad de los mismos, pueden generar problemas en el funcionamiento del ERP después de la implementación.
- Costes legales y regulatorios: Si la implementación del ERP afecta la conformidad de las regulaciones o leyes comerciales, puede generar costos legales y regulatorios ocultos.
Precios de ERP en el Mercado Español
El precio de un ERP en España varía según los factores mencionados anteriormente.
- Un ERP estándar puede tener un costo inicial que va desde los 5.000 a 30.000 euros, dependiendo del número de usuarios y la cantidad de módulos que se incluyan.
- El costo de un ERP a medida puede oscilar entre los 20.000 y 100.000 euros o más, dependiendo de la complejidad del sistema y la personalización requerida.
Generalmente, la inversión para el primer año en un software ERP con procesos sencillos puede ir de 12.000€ a 25.000€. Una empresa sin demasiados procesos complejos verá que el precio se reduce. En cambio, si los procesos son complejos, el coste de la inversión para el primer año aumentará. Por tanto, empresas con procesos medianamente complicados pueden ir afrontar un coste de 25.000€ a 50.000€.
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En el 70% de los casos, el precio de un ERP está entre los 12.000€ y los 50.000€. No obstante, también puede ocurrir que el precio sea mayor. Por ejemplo, una empresa multinacional con una gran cantidad de procesos y funciones necesitará un ERP de mayor tamaño y coste. Por tanto, la inversión para el primer año en un software para una empresa grande puede ir desde los 50.000€ a más de 200.000€.
Ejemplos de Precios de ERP Específicos
- El precio de SAP ERP puede variar significativamente dependiendo de la implementación.
- El precio de A3 ERP es más accesible para las PYMES. El costo de una instalación básica puede rondar los 10.000 a 20.000 euros, dependiendo de los módulos seleccionados y el número de usuarios.
- Oracle es conocido por sus soluciones robustas y escalables, pero también por su alto costo.
- El precio de ERP Dynamics varía según la versión y los módulos necesarios.
ERP en la Nube vs. On-Premise
La adopción de un sistema ERP en la nube por parte de las pequeñas y medianas empresas (pymes) se ha convertido en una opción atractiva debido a su flexibilidad, escalabilidad y, en muchos casos, a un modelo de coste más predecible y accesible en comparación con las soluciones On Premise.
La principal ventaja de un sistema ERP en la nube está en el menor coste de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware, ya que la empresa proveedora del sistema ERP lo proporcionará en su lugar.
La instalación de un sistema ERP on-premise suele ser un poco más costosa en comparación con un sistema en la nube.
Si bien tiene otras ventajas en términos de funcionalidad, el ahorro económico es sustancial. Dado que estos proyectos de ERP se ejecutan en servidores remotos y los datos se guardan fuera del centro de trabajo, no es necesario invertir en un ordenador y un disco duro grandes y potentes. También los costes de mantenimiento se reducen significativamente. Además, es un sistema escalable que se puede ir adaptando progresivamente a las nuevas exigencias. Por otra parte, el pago mediante cuota mensual minimiza el impacto inicial del coste en la contabilidad de la empresa. En definitiva, y como mera referencia, la reducción del precio al implementar un ERP en la nube ronda el 40 %.
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Esta es la distribución de costes de una ERP durante el primer año, según la modalidad elegida:
| Concepto | ERP Convencional | ERP en la Nube |
|---|---|---|
| Licencia | 22% | - |
| Software | 16% | - |
| Hardware | 16% | - |
| Formación | 21% | 25% |
| Consultoría | 10% | 25% |
| Mantenimiento | 10% | - |
| Migración | 5% | 20% |
| Suscripción mensual | - | 30% |
¿Qué características incluyen los mejores ERP para Pymes?
Un sistema de planificación de recursos empresariales está estructurado en torno a módulos que son aquellos que contienen las funciones.
Las características de los módulos más utilizados en estos ERP para Pymes son las siguientes:
- Compras: Dedicado al aprovisionamiento de materias primas y de artículos. En la base de datos mantiene actualizada la lista de proveedores vinculada a los artí...
¿Cómo se puede obtener una valoración correcta?
En definitiva, para estimar correctamente el precio de implementar un ERP debes acudir a proveedores de confianza y definir desde el principio los servicios y necesidades a cubrir. Con esta información, estás en condiciones de comparar y valorar mejor las distintas opciones.
Si un proveedor conoce cómo hay que implementar un ERP y sabe de tu sector, eso será un plus para reducir el tiempo de puesta en marcha y, por ende, las horas de implementación.
Es clave considerar el expertise del implantador, ya que a más proyectos planificados y ejecutados, más fiabilidad tendrá la valoración de dicho proyecto.
Implicación tanto del consultor ERP o proveedor del ERP como de la compañía, desde el inicio. Ya que si se implican ambas partes en la definición, ejecución y cierre del proyecto será mucho más ágil y eficiente.
Recomendaciones para una Implementación Exitosa y un Presupuesto Acertado
- Definir objetivos claros: Antes de seleccionar un ERP, la empresa debe tener una comprensión clara de sus objetivos y necesidades. Hay que definir los procesos comerciales que el ERP deberá abordar y hay que asegurarse de que se alinee con la estrategia a largo plazo de la empresa.
- Evaluar necesidades específicas: No todas las empresas son iguales, como ya hemos mencionado. Hay que evaluar cuidadosamente tus necesidades específicas y elegir un ERP que se adapte a tu industria y tamaño.
- Realizar una auditoría de procesos: Antes de la implementación, realiza una auditoría exhaustiva de tus procesos empresariales existentes. Esto te ayudará a identificar áreas de mejora y a alinear mejor el ERP con tus operaciones.
- Involucrar a los usuarios finales desde el principio: Obtén su retroalimentación durante la fase de selección y asegúrate de que comprendan y estén capacitados para usar el nuevo sistema.
- Planificación y Presupuesto Realistas: Desarrollar un plan de implementación realista es muy importante, además de establecer un presupuesto preciso derivado.
- Equipo de Implementación Competente: Se puede optar por utilizar personal interno, externalizar el proceso a consultores especializados (considerando el expertise de la empresa implementadora) o una combinación de ambos.
- Integración con Sistemas Existentes en la Empresa: Debes asegurarte de que el nuevo ERP se integre de manera efectiva con otros sistemas y aplicaciones existentes en tu empresa. La falta de integración puede generar costes adicionales y dificultar la fluidez de los procesos.
- Escalabilidad: Elige un sistema que sea escalable y pueda crecer con tu empresa.
- Capacitación Continua: La formación no debe ser un evento único.
- Mantenimiento y actualizaciones a lo largo del tiempo: Los ERPs exitosos requieren actualizaciones regulares para mantenerse al día con las cambiantes demandas del negocio y las tecnologías emergentes, evitando la obsolescencia tecnológica.
Cuando una empresa decide implementar un ERP hay muchas preguntas que surgen, ¿por dónde empezar?¿qué debo tener en cuenta?¿cuánto cuesta implementar un ERP? y muchas más,…desde WAU Technologies podemos ayudarte porque nuestra amplia experiencia en la implantación y puesta en marcha de ERPs nos avalan. Así que si quieres que hablemos, ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de antenderte.