Si eres gestor o dueño de una empresa, sabrás que el coste de contratar a un trabajador no es únicamente el sueldo que percibe el propio empleado. Además del sueldo bruto que le otorgaremos al empleado, hay que tener en cuenta una serie de factores que determinarán lo que le cuesta a la empresa contratar a ese trabajador.
Evidentemente, no contamos aquí a los trabajadores autónomos, para los que una empresa se limitaría a pagar una factura por sus servicios y no le supondría un coste mensual como es el de un asalariado. Si todavía no sabes cuál es el coste que asumen los autónomos y empresas al contratar a un trabajador en 2024 y qué factores influyen, sigue leyendo.
¿Qué es el coste de un trabajador?
Conocido también como coste laboral, este término supone el total que va a tener que abonar mensualmente una empresa por ese trabajador. Generalmente el 70 % del coste de un trabajador está formado por el salario, el 20% se destina a pagar los seguros sociales, y el resto está formado por indemnización, prestación social o gasto en formación.
Se divide principalmente en dos sumas diferenciadas:
- Salario en bruto: Es decir, la retribución bruta mensual. De ella, el trabajador obtendrá su salario neto mensual después de descontar la parte proporcional de IRPF y Seguridad Social. Esto es, en definitiva, la suma que percibirá en su cuenta bancaria mensualmente.
- Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa: Estos se determinarán por los coeficientes de cotización a la Seguridad Social, como veremos más adelante.
Además de estas dos cuantías, habrá que incluir en el coste total del trabajador otro tipo de gastos indirectos que vendrán determinados por la prestación de servicios por cuenta ajena del trabajador. Estos podrían ser, por ejemplo, las pagas extra, gastos de formación o seguros como el de prevención de riesgos laborales.
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La calculadora de la parte superior te permite de forma cómoda indicar todos los elementos que forman parte del cálculo de los costes salariales de cada profesional y obtener un resultado aproximado.
Con los elementos nos referimos a las percepciones salariales y extra-salariales, que el trabajador recibe de su empleador por el desarrollo de su trabajo de forma profesional y por su prestación de servicios por cuenta ajena. Todo esto vendrá reflejado en su nómina junto con las contribuciones que tendremos que hacer al Estado a través de las cotizaciones de la Seguridad Social.
Indicando el sueldo bruto del trabajador, pagas e incentivos, el tipo de contrato establecido (duración y jornada) así como calcular el IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social, la calculadora establece todos los costes salariales a cargo de la empresa y el trabajador.
En primer lugar podrás conocer la base de cotización, en la que no solo se incluye el salario bruto mensual, sino que también se añade cualquier plus o complemento, así como las pagas extra que puedan estar incluidas.
Según el tipo de contrato y el porcentaje de retenciones y cotizaciones establecido para cada trabajo, calcularás rápidamente el coste que supone la seguridad social del empleado y para la empresa, así como el sueldo neto del trabajador, tras restar todas las retenciones.
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Responsabilidades de una empresa al contratar a un trabajador
Siempre que una empresa contrate a un trabajador, debe darle de alta en la Seguridad Social. Para ello, la propia empresa debe haber solicitado lo que se conoce como Código de Cuenta de Cotización, tras inscribirse en la Seguridad Social en el régimen que le corresponda.
Una vez tenga esa cuenta de cotización ingresará ahí el importe de los seguros sociales de los trabajadores. Además, el contrato de trabajo del nuevo empleado se ha de presentar en el INEM, una vez dado de alta el trabajador.
Obviamente, cada mes la empresa tendrá que ingresar las cotizaciones sociales del trabajador, eso sí, al mes siguiente del devengo de cada nómina. La primera de ellas es que la contratación hace nacer la obligación de cursar el alta del empleado en la Seguridad Social.
Para ello, la empresa debe contar con un código de cuenta de cotización que le entrega la propia Administración cuando la entidad se convierte en empleadora. Extinguida la relación laboral por cualquier motivo, se debe informar tanto a la Seguridad Social como al INEM.
¿Cuánto paga la empresa de Seguridad Social por un trabajador?
Las cotizaciones sociales que paga la empresa por contratar a un trabajador son una parte importante de los costes laborales que va a asumir. Dentro de estas cuotas, hay algunos pagos fijos -como por ejemplo las contingencias comunes, que suponen un 23,6%- pero otros que son variables -como las contingencias profesionales, que pueden ir de un 1,5% a casi un 7% dependiendo de la actividad que desarrolle el empleado.
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Teniendo en cuenta todos los elementos fijos de las cotizaciones -desde contingencias comunes hasta desempleo- y los variables-contingencias profesionales-, se podría decir que la mayoría de los negocios pagan entre un 32% y un 38% en concepto de Seguridad Social de sus empleados. Esta cifra se aplica sobre el sueldo bruto que tiene asignado el trabajador.
Con un cálculo rápido, se podría decir que un trabajador cuyo sueldo bruto anual sea de 20.000 € -unos 1.420 euros al mes más pagas extra- le costará a la empresa entre 26.400 y 27.600 euros al año. El mayor gasto asociado al trabajador, aparte, de la nómina, son los costes de seguridad social que oscilará entre un 31% y un 35% del salario bruto mensual del trabajador.
Lo que paga la empresa a la Seguridad Social por trabajador se abona para cubrir los posibles costes de bajas médicas del trabajador, así como las posibles prestaciones por desempleo que pueda sufrir en el futuro.
Como ya hemos señalado, el coste para la empresa responde a una serie de factores, en concreto cinco, señalados a continuación:
- Cotización por contingencias comunes: 23,60% del salario bruto.
- Cotización por formación: 0,60%.
- Cotización por desempleo: 5,50% en contratos indefinidos y 6,70% en contratos temporales.
- Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: en este caso el porcentaje depende de las tablas de cotización por actividad.
- Cotización al Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): 0,20%.
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) en 2024: 0,58%
Aparte de estos cinco apartados, hay otra matización a la hora de cotizar que tiene que ver con una circunstancia que puede ser puntual o constante. Se trata de las horas extraordinarias, que deben estar reflejadas, o bien como horas extraordinarias de fuerza mayor (al 12%), o bien el resto de horas extraordinarias (al 23,60% como las contingencias comunes).
¿Cuánto tengo que pagar para asegurar a un empleado?
Como ya hemos mencionado, una parte de lo que la empresa debe pagar por un empleado acaba en seguros sociales (cotización a la Seguridad Social). Este monto está destinado a cubrir las siguientes situaciones:
- Enfermedad común, baja por maternidad (y también la baja por riesgo durante el embarazo), accidentes no laborales y jubilación. Estas situaciones se encuentran en lo que arriba denominamos “contingencias comunes”.
- Accidentes laborales y enfermedades profesionales. Con esto nos referimos a todo lo que puede acarrear un daño a la salud del trabajador durante su actividad en la empresa, ya sea por un momento puntual (accidente) o de forma continuada (enfermedad).
Como ya señalamos arriba, estas cotizaciones sociales cubren también formación profesional, horas extraordinarias y desempleo.
Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): como señalan en su página web, FOGASA es un “organismo autónomo adscrito al Ministerio de Trabajo y Economía Social que garantiza a los trabajadores la percepción de salarios, así como las indemnizaciones por despido o extinción de la relación laboral, pendientes de pago a causa de insolvencia o procedimiento concursal del empresario”.
Aparte de los seguros sociales, un empleador ha de contar con un plan de prevención de riesgos laborales que determinará los riesgos que, durante su actividad profesional, puede tener el empleado y los medios a poner en práctica para evitarlos.
Además, los convenios colectivos de determinadas actividades laborales o profesionales pueden contemplar la obligación de que la empresa tenga que contratar seguros de accidentes, o incluso de vida, para el trabajador.
También considerar el coste de las vacaciones, ya que, habrá que tener en cuenta el trabajador que se contrate para dicha sustitución. La contratación de un trabajador implicará la cumplimentación del plan de prevención de riesgos laborales, lo cual, tendrá un coste aproximado de 150 euros al año.
¿Cuánto se paga a la Seguridad Social por un trabajador a media jornada?
Se puede dar el caso de que un trabajador sea contratado a tiempo parcial. No hay especificación concreta al respecto pero un contrato de jornada completa incluye 40 horas de trabajo semanales, 8 horas al día, 5 días a la semana.
En cuanto a la jornada a tiempo parcial siempre será un trabajo con un número de horas, al año, al mes o a la semana, inferior al de la jornada completa. Sin embargo, el matiz del coste de un trabajador con contrato a tiempo parcial para una empresa desaparece ya que el cálculo se hace exactamente de la misma manera que con un trabajador a tiempo completo, solo que de manera proporcional.
¿Qué cotizaciones paga el trabajador?
Entender las nóminas de un trabajador puede no ser fácil, especialmente la diferencia entre salario bruto y neto. Principalmente, y para explicar finalmente con un ejemplo práctico cuánto cuesta un trabajador a una empresa, tenemos que conocer qué cotizaciones corresponden al propio empleado:
El trabajador también debe cotizar a la Seguridad Social y reducir una parte de su salario bruto con ello. De nuevo hablamos de contingencias comunes (4,70% del sueldo bruto), cotización por formación (0,10%) y la cotización por desempleo (1,55% en contratos indefinidos y 1,60% en contratos temporales).
La cantidad total de estas cotizaciones es de un 6,35% del sueldo bruto. A esto habrá que añadir el coste del MEI que asume el empleado en 2024, que es de 0,12%. Por lo que el total a descontar sería 6,47%.
Además de ello, del salario bruto de un trabajador hay que realizar la pertinente retención del IRPF. Hablamos de un porcentaje variable que aumenta en función de los ingresos del trabajador en cuestión. También influyen otros factores como puede ser las personas al cargo y el estado civil.
Además de conocer el coste de la Seguridad Social para la empresa, hay que tener presente que también el propio trabajador asume parte del pago de sus seguros sociales. En 2024 lo que paga el trabajador es un 6,47 % de su sueldo bruto.
Ejemplo del esquema del contenido del coste de un trabajador
Aquí tienes un ejemplo de cuanto cuesta la seguridad social de un trabajador a jornada completa teniendo en cuenta su salario base.
Salario bruto: Se parte del importe bruto sin aplicación de impuestos, en nuestro caso queremos saber cuanto se paga de seguridad social con un sueldo de 1500 euros, además de tener en cuenta que le corresponden 250 euros más por las pagas prorrateadas.
1500€ + 250€ = 1.750€ salario bruto
Coste de la Seguridad Social: Ahora vamos a realizar cuanto se paga de Seguridad Social por parte de la empresa:
- 23.60 % contingencias comunes 1750 € * 23,60% = 413 €
- 5.5 % tipo general de desempleo para un contrato indefinido 1750 € * 5,5 % = 96,25 €
- 0,20 % FOGASA (Fondo de Garantía Salarial) 1750 € * 0,20 % = 3,50 €
- 0,70 % formación profesional 1750 € * 0,70 % = 12,25 €
Le sumamos el coste de la seguridad social de 525 euros, obteniendo 1750 € + 525 € = 2.275 €
Hay que añadir el coste que supone el finiquito, es decir, el coste que tiene despedirlo al año por un despido improcedente
Algunos expertos aconsejan incluir casos con incapacidad temporal por baja, dejando un margen de maniobra de un 1%
¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador en España?
Contratar a un nuevo empleado es una decisión estratégica que puede impulsar el crecimiento y la eficiencia de una empresa. Sin embargo, es muy importante entender los costes reales asociados a esta incorporación. Más allá del salario acordado, existen múltiples gastos que la empresa debe asumir, como las cotizaciones a la Seguridad Social, impuestos y otros costes administrativos.
Al incorporar a un nuevo empleado, uno de los principales costes que debe tener en cuenta la empresa son las cotizaciones a la Seguridad Social. Las cotizaciones a la Seguridad Social son aportaciones económicas que realizan tanto el trabajador como la empresa. Sin embargo, la mayor carga recae sobre el empleador.
Para calcular cuánto cuesta dar de alta a un trabajador, partimos de la base de que el pago mensual que asume la empresa supera el 31 % del salario bruto que paga a su empleado. El coste para la empresa de un trabajador es un gran punto de atención, especialmente para los pequeños negocios en expansión.
Como ya hemos comentado, hay dos componentes obvios: el sueldo y las cotizaciones. Pero la cosa no queda ahí. Con cada nueva contratación, hay un pequeño cambio organizativo que implica nuevos flujos de información y órdenes.
Sin embargo, llegado un cierto tamaño, aquel en el que esas ventajas ya están suficientemente aprovechadas, las contrataciones pueden, aunque no siempre, suponer un coste organizativo. Ahora bien, eso no significa que esa contratación no tenga sentido, ya que el beneficio puede superar a todos esos costes. Al fin y al cabo, el nuevo empleado ayuda a incrementar la producción y las ventas del negocio.
Es verdad que, en ocasiones, cuando la empresa ya está en marcha, cuesta modificar el modelo de funcionamiento, pero a veces pequeños cambios suponen grandes ganancias para la compañía.
Costes directos e indirectos
El coste empresa trabajador no se limita al salario y las cotizaciones. En R&S Jobs entendemos los desafíos a los que se enfrentan las empresas al contratar y gestionar personal.