Los eventos empresariales son una herramienta poderosa para generar interacción y ampliar el alcance entre aliados comerciales y clientes potenciales. El marketing de eventos es especialmente valioso para empresas en el sector de la innovación, la tecnología y las comunicaciones. La organización de convenciones y festivales demuestra la capacidad logística y la autoridad de una empresa en el mercado.
Los eventos exitosos se evalúan según los objetivos establecidos por el departamento de marketing, que generalmente se centran en mejorar las conexiones y las estrategias de venta directa. Este artículo te proporcionará trucos para crear eventos memorables y estrategias de marketing para llevar tus productos o servicios al siguiente nivel.
¿Qué es el marketing de eventos?
El marketing de eventos es la promoción directa de una marca a través de reuniones entre aliados comerciales o clientes. La interacción es clave, ya que estos eventos se organizan con la intención estratégica de impulsar algo específico. Marcas como Apple crean conferencias privadas para presentar sus innovaciones anuales, mientras que otros organizan ferias para atraer nuevos aliados. Con la evolución digital, los eventos online, como masterclasses y seminarios, también se han integrado al marketing de eventos. El objetivo principal es facilitar la comunicación entre la empresa y los invitados para generar resultados positivos.
¿Por qué aplicar el marketing de eventos?
Ya sea que estés comenzando tu negocio o no, los festivales y conferencias ofrecen ventajas significativas:
- Te permiten transmitir tu mensaje con claridad a través de actividades y charlas.
- Ofrecen la oportunidad de conectar con socios, proveedores y clientes potenciales.
- Ayudan a identificar nuevas tendencias mientras se interactúa.
- Permiten encontrar nuevos patrones de comportamiento en el consumidor.
Actualmente, según Forrester Research, los eventos representan el 24% de los presupuestos de las organizaciones B2B, con una división entre eventos presenciales y digitales, dependiendo de la cultura de cada empresa.
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Tipos de eventos que puedes organizar
El marketing de eventos es multifacético y adaptable. Es esencial que el departamento de comunicación defina los objetivos principales antes del evento, ya que cada modalidad tiene un impacto diferente.
1. Conferencias
Las conferencias son organizadas por empresas bien posicionadas, como las tecnológicas. Suelen tener un formato dinámico con oradores que abordan temas específicos del sector. Universidades y empresas de marketing también utilizan este formato para discutir planes de estudio o estrategias futuras. El ambiente busca ser formativo, incentivando la inclusión y la compra.
2. Ferias comerciales
Las ferias comerciales son eventos comunes con una amplia cobertura. Invitan a un gran número de personas y marcas aliadas para promocionar productos y servicios en stands. Los objetivos principales incluyen:
- Ofrecer vacantes de trabajo.
- Conectar con proveedores.
- Promover la cultura empresarial.
Estos eventos a menudo incluyen festivales de música o actividades recreativas, y algunas empresas cobran entrada para acceder a la dinámica.
3. Seminarios
Similares a las conferencias, los seminarios se enfocan en educar a los asistentes, pero con una duración mayor. Son populares entre coaches de bienestar y espiritualidad, que los utilizan como retiros espirituales.
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4. Mesas redondas
Aunque menos comunes, las mesas redondas reúnen a dueños de negocios o empresas para discutir temas de interés común, especialmente en momentos de cambios de tendencia o crisis en el mercado.
5. Cumbres
Las cumbres son reuniones para ejecutivos de alto nivel, como políticos y CEOs de grandes empresas, para tratar temas de gran impacto social. Suelen ser públicas y transmitidas por televisión.
6. Salas virtuales
A través de plataformas como Zoom o Google Meets, las salas virtuales permiten reuniones privadas con un número limitado de participantes. Estas pueden ser conferencias o conversaciones informales, intercambiando ideas sobre un tema específico. Aunque populares, tienen limitaciones en eventos que requieren actividades grupales.
Estrategias para crear un evento exitoso
La promoción es fundamental para el éxito de un evento. Con los avances tecnológicos, se pueden aplicar estrategias que mejoran la proyección y la logística.
1. Define el por qué y para qué de tu evento
El enfoque principal debe ser la experiencia que se quiere impulsar. Pregúntate: "¿Qué queremos comunicar?" Los eventos requieren una estrategia sólida, por lo que es crucial definir el contenido de fondo de la conferencia, seminario o reunión. Según Kevin Nguyen de Three Sixty Eight, es clave identificar un propósito para innovar. Se recomienda utilizar el método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely) para orientar a los colaboradores y facilitar los procesos.
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2. Crea y estudia el plan de contenido
En lugar de simplemente trabajar más, tener más invitados o hacer más actividades, enfócate en crear una experiencia completa desde la invitación hasta el evento. Si decides realizar un marketing de evento, concéntrate en el contenido que vas a compartir. Responde a todas las preguntas que puedan tener tus clientes o aliados. Presenta el evento como algo inédito e imprescindible. Habla desde la realidad, la honestidad y los pilares de tu empresa.
3. Promociona tu evento en varios canales de comunicación
Durante la elaboración del brief del evento, define el tipo de cliente que deseas atraer. Evalúa su perfil, cómo consume información, dónde se encuentra y qué hace en su tiempo libre. Conocer a tu cliente te ayudará a elegir los canales de comunicación adecuados. Puedes crear una landing page con toda la información, utilizar redes sociales o incluso realizar una gira de medios. Por ejemplo, si tu público objetivo son diseñadores, explota la parte visual. Si eres una editorial y organizas una convención de escritores, enfoca la narrativa en los intereses de la audiencia, utilizando plataformas como Wattpad o foros de literatura.
4. Crea recuerdos memorables y hashtags
Muchas empresas repiten eventos anualmente, creando experiencias que se convierten en un sello distintivo. Según Neal Schaffer, CEO de Maximize Your Social, "hacer que las personas conozcan el hashtag de tu evento es una herramienta promocional increíble. Ver tweets y publicaciones con un hashtag específico genera interés y atrae a la gente al evento”.
5. Utiliza embajadores
En la era de los influencers, considera tomar uno como embajador de tu evento. Grandes empresas como Pepsi utilizan influencers para promocionar festivales y productos. Elige un personaje que se alinee con tu marca. Una buena selección te permitirá llegar a nuevas comunidades y audiencias.
Herramientas que facilitan la organización en el marketing de eventos
La tecnología facilita los procesos logísticos en el marketing de eventos. Existen herramientas que ayudan a mantener al equipo enfocado y organizado. Muchas ofrecen membresías gratuitas, pero si tu empresa organiza eventos frecuentemente, considera contratar una de estas opciones:
- Trello: Conocida por su sistema de cuadros de trabajo, funciona tanto en ordenadores como en móviles. Permite al líder del evento gestionar varios sectores en un mismo tablero con deadlines y explicar los requerimientos en las órdenes de trabajo.
- Bizzabo: Permite ver todo el evento desde un solo lugar, gestionando tanto la comunidad como el equipo de trabajo. Facilita la carga de documentos y la emisión de correcciones.
- Cvent: Se enfoca en la gestión de eventos vinculados a hoteles, viajes y hospitalidad. Ofrece herramientas para el manejo de datos, gestión de pagos y organización de tareas.
- Regonline: Fácil de usar y optimiza los procesos. Ideal para eventos más pequeños, aunque para convenciones de varios días se recomienda una herramienta más completa.
Mide para mejorar
Es crucial medir los resultados obtenidos durante y después de cada evento para identificar áreas de mejora. Algunas alternativas para evaluar el éxito incluyen:
- Plataformas de análisis: Ofrecen datos personalizados y generales sobre la interacción de las personas con la cuenta. Herramientas como HootSuite o Buffer proporcionan informes estándar con cifras. Compara los resultados con la meta inicial.
- Entradas financieras: Evalúa la remuneración económica generada por el evento, ya sea por la venta de entradas o productos. El departamento de ventas debe proporcionar un informe comparando las ventas con la meta inicial. Un evento exitoso debe cumplir al menos el 60% de los objetivos.
- Satisfacción de la comunidad: Evalúa el lugar, los exponentes, la tasa de participación y la fidelidad con la marca. Esto se puede medir mediante la interacción en redes sociales o encuestas rápidas durante el evento. Muchas empresas envían correos electrónicos o mensajes de texto para obtener más detalles.
El papel de las redes sociales en el marketing de eventos
Las redes sociales son indispensables para los promotores de eventos. Desde generar expectativa hasta conectar con el público objetivo, una estrategia bien definida puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En un mundo donde los asistentes pasan horas en redes sociales, estas plataformas son perfectas para:
- Crear conciencia: Presentar el evento al público objetivo.
- Generar interacción: Aumentar la emoción y el compromiso del público con contenido atractivo.
- Vender entradas: A través de enlaces directos y promociones exclusivas.
Diseñando una estrategia de redes sociales para tu evento
- Define tus objetivos: Determina si buscas vender más entradas, generar interacción o aumentar el reconocimiento del evento.
- Conoce a tu audiencia: Analiza las plataformas más usadas por tu público.
Cómo las herramientas ayudan a potenciar tu estrategia en redes sociales
Las herramientas ofrecen soporte para optimizar tus campañas:
- Tracking y enlaces personalizados: Mide el impacto de cada publicación y optimiza tu estrategia.
- Campañas de preventa: Genera hype con entradas exclusivas y promociones específicas para redes.
Errores comunes en redes sociales y cómo evitarlos
- Falta de planificación: Publicar contenido al azar puede confundir a tu audiencia.
- No interactuar con el público: Responde comentarios y mensajes para fortalecer el vínculo con tus asistentes.
- No medir resultados: Usa herramientas de análisis para ajustar tu estrategia.
Las redes sociales son un canal poderoso para promover eventos, pero requieren estrategia y planificación. Con herramientas adecuadas, puedes potenciar tu impacto, vender más entradas y crear experiencias inolvidables.
El marketing de eventos en la práctica: ejemplos de éxito
Para ilustrar la efectividad del marketing de eventos, veamos algunos ejemplos concretos:
1. Highspirits y It’s Lava
La fusión entre moda y experiencia se materializó en la cena de presentación de la nueva colección de Highspirits en colaboración con It’s Lava. El evento se celebró en Gilda House, un espacio que fomentó la comunidad, el estilo y la autenticidad.
2. OPPO
Como parte del lanzamiento internacional de su nueva gama de smartphones Reno13, OPPO organizó un evento exclusivo en Milán, al que asistieron medios de comunicación especializados. El evento fue una inmersión en el universo OPPO, destacando el diseño, la innovación tecnológica y la estética visual.
3. Huda Beauty y El Baúl de las Piqué
Huda Beauty, en colaboración con El Baúl de las Piqué, organizó un evento con un storytelling potente y un montaje visual impactante, transportando a los asistentes a un mundo donde la ciencia y la estética se fusionaban.
Ventajas del marketing de eventos
El marketing de eventos ofrece ventajas únicas frente a otros canales, como la generación de leads cualificados, el fomento del networking y el boca a boca. Además, facilita la generación de leads cualificados, ya que los asistentes están interesados en el tema o producto del evento.
Activaciones de marca en eventos
En un mundo digitalizado, las marcas buscan diferenciarse a través de experiencias memorables. Las activaciones de marca en eventos, ferias o presentaciones de producto crean un ambiente que favorece la confianza y el recuerdo. Un estudio de EvenTrack reveló que el 91% de los consumidores son más propensos a comprar después de participar en eventos y experiencias de marca.
La interacción directa con el público objetivo genera una impresión más profunda que la publicidad tradicional. Las campañas que aprovechan las conexiones emocionales pueden aumentar las ventas hasta en un 23%.
Medición del impacto y el ROI
Uno de los desafíos del marketing experiencial es medir el retorno de inversión (ROI). A diferencia de la publicidad digital, en los eventos es necesario combinar distintos indicadores para evaluar su éxito.
La innovación como clave del éxito
Para que un evento tenga un impacto real en la construcción de marca, debe ser creativo y adaptado a las expectativas de los asistentes. Las experiencias personalizadas y la integración de herramientas digitales como la realidad aumentada o el streaming en vivo amplifican el impacto del evento.
Un ejemplo claro de evento innovador es La Kings League, creada por Gerard Piqué, que generó 20,5 millones de euros en ingresos en su primer año, destacando la eficacia de los eventos innovadores en la construcción de marca.
Tipos de eventos post-pandemia
Después de la pandemia, los eventos han vuelto con fuerza, pero con cambios significativos en su organización. Se ha incrementado el uso de la tecnología para eventos virtuales y se han adaptado los formatos presenciales.
Algunos tipos de eventos populares incluyen:
- Ferias: Eventos económicos, culturales o sociales que generan networking e interacción entre participantes.
- Congresos: Reuniones periódicas para compartir información y debatir sobre temas de interés en diversos sectores.
- Eventos B2B: Encuentros para conectar a profesionales, generando conexiones de calidad y personalizadas.
- Webinars: Eventos formativos en formato video compartidos a través de internet.
- Presentaciones de producto: Actos para dar a conocer nuevos productos o servicios, utilizando la tecnología para mostrar información detallada.
Es crucial monitorizar y analizar la repercusión de los eventos para determinar si se han logrado los objetivos perseguidos y para saber si se han logrado los objetivos perseguidos.
Estrategias de marketing para eventos
Una estrategia de marketing para eventos es el plan a ejecutar en un evento para promocionar una marca o producto. Antes de implementar una estrategia efectiva para un evento de marketing debes planearla. Aquí tienes los pasos:
1. Definir los objetivos
Los objetivos son los mejores aliados de tu estrategia.Asigna indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos a cada objetivo para que puedas medir el éxito del evento. Ejemplos:
S.M.A.R.T. Específico, medible, alcanzable, realista y con límite de tiempo.
B.H.A.G. Grandes, audaces y con objetivos visionarios.
H.A.R.D. Con corazón, animados, necesarios y difíciles.
2. Establecer límites
Establecer límites para tu proyecto ayudará a evitar hacer promesas que no puedes cumplir o superar el presupuesto de tu departamento. Considerar:
- Presupuesto: ¿Tienes dinero asignado para gastar en anuncios pagados, marketing con influencers o marketing offline?
- Miembros del equipo y capacidades: ¿Quién trabajará contigo en este evento? ¿Saben cómo abordar las tareas planificadas?
- Tiempo: ¿Tu equipo tiene disponibilidad para asumir responsabilidades adicionales?
- Herramientas: ¿Necesitas pagar por alguna herramienta específica (p. ej., plataformas para programar redes sociales)?
3. Conocer a tu audiencia
Tu estrategia de eventos de marketing debe estar estrechamente vinculada a tu audiencia objetiva, para que puedas hacer publicaciones que les apelen directamente.
4. Elegir el formato del evento
La estrategia de eventos de marketing correcta depende del formato del evento que uses. Considerar:
- Formato: ¿Presencial, híbrido u online?
- Tipo de contenido: ¿Qué tipo de contenido se presentará?
- Ubicación: ¿Dónde tendrá lugar? ¿Necesitas reservar un espacio?
- Ponentes: ¿Quién dirige el evento?
- Automatizaciones potenciales: ¿Cuánta intervención manual requiere la estrategia?
5. Planificar las etapas del evento
Pre-evento. Durante el evento. Post-evento. Planifica con cierta anticipación preparando una línea temporal con una lista de todo lo que debe suceder en cada etapa. Puede que encuentres útiles algunas metodologías de gestión de proyectos para trazar tu línea temporal.
6. Crear puntos de contacto eficientes
Los leads necesitan estar expuestos a la misma información varias veces antes de hacer clic o conviertirse. Localiza los lugares en los que tus espectadores te escucharán, qué incluirás en las comunicaciones y en qué formato. Aquí tienes un ejemplo de puntos de contacto eficientes para los eventos de marketing. Recibe una tarjeta de regalo de Amazon si deja una reseña en tu web - ¿cuánto?
7. Crear una plantilla de estrategia
Una excelente forma de ahorrarte tiempo en el futuro es creando una plantilla de estrategia para tus eventos de marketing. Esto te permite pasar más fácilmente a los pasos básicos que debes seguir para planificar un evento. ¡Es el momento! Usa esta lista con la mente abierta a mezclar y adaptar. Usa la información que recopilaste durante la etapa de planificación para crear una estrategia de promoción única.
Estrategias de promoción del evento
¡Es el momento! Usa esta lista con la mente abierta a mezclar y adaptar. Usa la información que recopilaste durante la etapa de planificación para crear una estrategia de promoción única.
- No importa qué tipo de evento quieras organizar, necesitas una página de registro. El formato puede variar según el tipo de evento. Si organizas un evento online puedes usar Livestorm para crear tu página de registro con un formulario personalizado.
- Si vas a organizar un evento presencial. Asegúrate de que el presentador invitado sea atractivo y carismático. Da oportunidades para que las personas conecten entre sí y se diviertan de forma natural. Si vas a organizar un evento híbrido. Garantiza que el evento sea igual de agradable tanto para las personas online como para las que asisten presencialmente. Si vas a organizar un evento online. Identifica las oportunidades para que tu evento sea más atractivo, usando herramientas que inviten a la audiencia a participar y evitar que se aburran.
- Para publicar quienes serán los presentadores o los temas del evento, incluye un vídeo promocional en la campaña de marketing. Decide si quieres que sea de animación o que alguien memorice un guión y lo grabe. Si gestionas los contenidos de marketing internamente, considera seguir una tendencia de eventos de marketing para que sea más orgánico. Usa herramientas como CapCut para editar el vídeo, o utiliza plantillas de Instagram Reels.
- Redacta correos electrónicos personalizados con enlaces a la página del evento, un banner visualmente atractivo del evento y un texto que enganche. Invitación. Recordatorio de invitación. Correo de confirmación. Recordatorio final.
- ¿Qué es más efectivo que el boca a boca?
- Las redes sociales son ideales para difundir tu evento, generar entusiasmo y atraer espectadores antes de que comience. Usa hashtags relevantes y etiqueta a los ponentes invitados para destacar.
- Incluye tareas de relaciones públicas como parte de evento de marketing. Un comunicado de prensa puede ser tan sencillo como un Google Doc que describa el evento, mencione a los patrocinadores e incliya enlaces a los materiales promocionales.
- La gente tiende a confiar más en las personas que en las marcas. Google. BuzzSumo. Listas de X. Mira las listas de X de otros influencers.
- Haz diferentes precios en las entradas anticipadas, ofreciendo descuentos como incentivo para registrasrse.
- La única forma de lograr que la gente asista a tu evento es promocionándolo, y uno de los canales de marketing más poderosos para hacerlo es el de las redes sociales. Una buena idea para promocionar un evento online es regalar un acceso gratuito al ganador de un concurso. Crea un hashtag de la marca para el evento y piensa en iniciativas que inviten a los asistentes a compartir en sus redes sociales que van a acudir a tu evento.
- No dejes que todo tu trabajo desaparezca después del evento. Graba y retransmite tus eventos en directo en internet para alcanzar a una audiencia más amplia. Usa una plataforma como Livestorm para crear una página de registro para que la gente se inscriba a la retransmisión en directo.
- Muchos eventos presenciales pueden realizarse de forma virtual.
- Si organizas un evento online o híbrido, asegúrate de que telu evento incluya elementos interactivos.
- Los análisis de los eventos ayudan a medir el éxito de los mismos. Livestorm te ofrece datos útiles, como el número de participantes en directo, las vistas de la grabación, el número de sesiones, la duración media y demás datos de tráfico.
- El feedback es crucial para el crecimiento, y solo los que participan en el directo pueden decirte si el evento es útil y entretenido o una pérdida de tiempo. Preguntar al principio sobre las expectativas. Usar encuestas rápidas o hacer preguntas para que las personas respondan levantando la mano. Enviar un Typeform con preguntas después del evento. Esto permite recopilar feedbacks anónimos y más detallados del evento.
- Un evento de marketing incluye pensar en cómo hacer que el evento se pueda compartir antes, durante y tras su ejecución en directo. Puedes usar este contenido atemporal reformulándolo y usándolo como imán de leads.