El servicio de espacios de trabajo se ha convertido en una práctica cada vez más común en todo el mundo. Con el auge de la economía compartida, el concepto de coworking ha ganado terreno en el mercado inmobiliario, ofreciendo soluciones flexibles y eficientes para empresas y emprendedores que buscan espacios de trabajo asequibles y adaptados a sus necesidades.
Un contrato de servicios coworking es un documento legal que establece los términos y condiciones de servicio de un espacio de trabajo compartido. El contrato de coworking es un documento importante que establece las reglas del juego para el uso del espacio de trabajo compartido.
Naturaleza del Contrato de Coworking
El contrato de coworking es un contrato atípico, es decir, no se encuentra específicamente regulado en derecho español. El contrato de coworking es una mezcla entre un contrato de alquiler de local y un contrato de prestación de servicios, ya que además de la puesta a disposición del uso y disfrute de un puesto de trabajo, en el mismo se regula la prestación de otros servicios (p. ej.
Es importante no confundir el alquiler de oficina, para el cual es necesario utilizar un contrato de arrendamiento de negocio, con el contrato de coworking.
En nuestro ordenamiento jurídico el coworking no es más que un arrendamiento parcial de un local de negocio, entre un coworker y un propietario que le ofrece un espacio y unas instalaciones a cambio de un precio, que puede ser por horas, semanal o mensual.
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Además el coworker puede tener acceso a otros espacios dentro de la organización: servicios, instalaciones comunes para comidas, sala de reuniones, etc, siempre que estos términos se hayan establecido en el contrato.
La relación entre el coworker y el propietario no es una relación laboral sino mercantil porque el coworker no trabaja para el propietario, actúa por cuenta propia. Por su parte, el responsable no obtiene ningún beneficio del trabajo realizado por el coworker más allá del pago de la renta.
Elementos Esenciales del Contrato de Coworking
En la redacción de un contrato de coworking, es crucial definir claramente ciertos aspectos para evitar futuras controversias. Algunos de los elementos esenciales son:
- La duración del contrato de coworking será el que pacten las partes, que puede ser para larga estancia (un año) o contratos de duración corta (diarios, semanales, etc).
- Los horarios y la accesibilidad a la oficina: los horarios de los espacios de coworking no suelen ser habituales (suelen permitir el acceso libre a cualquier coworker).
- El importe del precio y la forma de pago: se tendrá que concretar el precio mensual (o de otro tipo) y los servicios que incluye.
También es importante definir:
- Los servicios extra u opcionales (p. ej.
Obligaciones y Responsabilidades
En un contrato de alquiler de un espacio de trabajo, el cliente es responsable de la gestión del espacio de trabajo, lo que incluye el pago de los servicios públicos, el mantenimiento del espacio y la contratación de personal, si es necesario.
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El coworker debe informar al arrendador de cualquier incidencia que impida la prestación del servicio y permitir las reparaciones que sean necesarias.
También es importante, predeterminar en el contrato las reglas de comportamiento que deben regir en el coworking, por ejemplo a modo de anexo establecido como un reglamento de comportamiento que los coworkers deben firmar y comprometerse a cumplir.
Consideraciones para el Prestador de Servicios de Coworking
Si eres tú el que se está planteando ofrecer un espacio de Coworking a terceras personas, una vez hecho tu plan de negocio y una vez te cuadren todos los cálculos, ha llegado el momento de dar comienzo a tu negocio, para ello debes tener en cuenta lo siguiente.
Local donde realizar el coworking
A la hora de elegir la ubicación, debes tener en cuenta que el local debe contar con la licencia, los certificados energéticos y las instalaciones básicas (agua, luz, aire) según lo que marque la normativa vigente. Evita la realización de las obras que puedan lastrar tu puesta en marcha.
Tal vez el local dispone de una licencia previa, si este fuera el caso deberás comprobar si con esa licencia es suficiente o si tienes que empezar de cero y solicitar una nueva. Si fuera suficiente, simplemente tendrías que hacer un cambio de titularidad.
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En el caso de que no te valga, tendrás que pedir los servicios de un perito o ingeniero que pueda realizarte el proyecto que tienes que presentar en el ayuntamiento de la localidad donde esté ubicado el local.
No existe como tal una licencia exclusiva para el Coworking, por lo que tendrás que establecer cuál será tu actividad principal y basar en ella la solicitud de la licencia correspondiente.
¿Qué IAE debo presentar?
Otra de las cuestiones que más dudas genera en estos primeros pasos es la siguiente: ¿Qué epígrafe del IAE corresponde cuando se ofrecen muchos servicios adicionales como son secretaría, recepción, reprografía, teléfono, conexión a internet, electricidad, agua corriente, así como el uso de mobiliario y herramientas necesarias?
La Dirección General de Tributos ha contestado (Consulta nº V3457-16 de 20 Julio 2016) que en un centro de trabajo en el que distintos autónomos, PYMES y aficionados artísticos podrán realizar su actividad compartiendo el mismo espacio y los mismos equipamientos, debería darse de alta en las siguientes rubricas de la sección primera:
- Por la explotación del centro de trabajo y sus equipamientos, cesión de espacios a terceros, en el epígrafe 861.2 “Alquiler de locales industriales y otros alquileres”
- Por la prestación de servicios de secretaria y recepción, en el epígrafe 849.6 “Servicios de colocación y suministros de personal”.
- Por la prestación de servicio de reprografía, si el contenido efectivo de esta actividad consiste en la reproducción de textos o imágenes por procedimientos tales como multicopistas, offset, fotocopias por procedimientos fotográficos, electrostáticos u otros, sistemas de reproducción de planos, microfilmación, etc. en cuyo caso estamos en presencia de una actividad industrial que corresponde clasificar en el epígrafe 474.3
- Por uso del mobiliario, así como la cesión de distintos instrumentos de trabajo, rótulos de grabación, caballetes, taquillas etc, en el grupo 859 "Alquiler de otros bienes muebles n.c.o.p., (sin personal permanente)”.
Prevención de riesgos laborales
Otras cuestiones que debes tener en cuenta, ya seas coworker o bien ofrezcas los servicios de coworking, son las relacionadas con la prevención de riesgos laborales ya que desaparece el concepto de puestos estáticos clásicos.
Por eso a la hora de evaluar los riesgos laborales hay que tener en cuenta que no disponer de un puesto fijo, puede implicar mayores riesgos ergonómicos, ya que en algunos centros de coworking cada trabajador se sienta en aquellos sitios que queden libres, o incluso trabajando de pie.
Por otro lado se debe prestar especial atención a los riesgos relacionados con las condiciones ambientales, las condiciones de temperatura, iluminación, acústica, entre otras.
Modelo de Contrato de Coworking
Te ofrecemos un Modelo de Contrato de Coworking que puedes descargar Lugar en el que se firma este contrato de coworking: ? I.- Que la PARTE ARRENDADORA/COWORKING es una empresa que se dedica al coworking, centrada en satisfacer las necesidades de sus clientes.
III. Concretamente, la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER podrá elegir su puesto de trabajo dentro del espacio de coworking, en función de los puestos disponibles en el momento de la firma del contrato. El puesto de trabajo es fijo. Los cambios que puedan producirse, bien por la existencia de puestos disponibles o por acuerdo entre los coworkers, deberán comunicarse a la PARTE ARRENDADORA/COWORKING.
La PARTE ARRENDATARIA/COWORKER declara de forma expresa en este acto recibir el puesto de trabajo dentro de la oficina o espacio de coworking en perfectas condiciones, comprometiéndose a devolverlo tal como lo recibe a la finalización del arrendamiento.
El horario de apertura y cierre será de ________ a ________. La PARTE ARRENDATARIA/COWORKER dispondrá de una llave de acceso al local y podrá realizar el horario que crea conveniente dentro del estipulado anteriormente.
Llegado el día del vencimiento del Contrato, si ninguna de las Partes hubiese notificado a la otra con -como mínimo- ________ de antelación, y siguiendo el procedimiento de notificaciones previsto, su voluntad de NO renovar el presente Contrato, se entenderá que éste entra en periodos sucesivos de prórroga automática.
Estos periodos de prórroga serán de: ________ y se prolongarán de forma sucesiva hasta alcanzar un máximo de: ________. Llegado el momento en el que ha transcurrido el plazo de duración del Contrato y, en su caso, los periodos de prórroga correspondientes, la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER pondrá a disposición de la PARTE ARRENDADORA/COWORKING la totalidad del puesto de trabajo dentro de la oficina o espacio de coworking.
Además, para ello, no será necesario el previo requerimiento expreso de la PARTE ARRENDADORA/COWORKING. Tanto la parte ARRENDATARIA/COWORKER como la PARTE ARRENDADORA/COWORKING tendrá derecho a desistir anticipadamente del Contrato en cualquier momento.
En todo caso, la Parte cuya voluntad sea desistir del Contrato deberá notificar esto, expresamente y por escrito, a la otra Parte con como mínimo: ________ de antelación al momento en la que el desistimiento sería efectivo.
En todo caso, cuando se resuelva el Contrato por voluntad de la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER, ésta deberá, no obstante, abonar a la PARTE ARRENDADORA/COWORKING todo pago devengado y no pagado por el arrendamiento durante el tiempo que el Contrato ha estado en vigor.
La renta pactada por las Partes es de ________ (________ €) por hora. El pago de la renta se realizará cada mes, anticipadamente, dentro de los siete (7) primeros días del mes.
El pago de la renta se realizará mediante ingreso o transferencia bancaria al número de cuenta (IBAN): ________ de la entidad bancaria: ________ y cuyo titular es: ________. El comprobante de ingreso o transferencia servirá como comprobante o justificante del pago.
No obstante, la PARTE ARRENDADORA/COWORKING emitirá y entregará a la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER la factura con el desglose de cantidades y conceptos que corresponda. El incumplimiento por la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER de la obligación de pago del precio en el periodo fijado será motivo de resolución del Contrato, debiendo en tal caso restituir inmediatamente el puesto de trabajo a la PARTE ARRENDADORA/COWORKING, siendo por cuenta de aquella Parte los gastos que la resolución pudiera ocasionar, así como el interés de demora legalmente establecido.
La PARTE ARRENDATARIA/COWORKER hará entrega en efectivo de la cantidad de ________ (________ €) de fianza. Esta fianza será devuelta a la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER una vez se haya comprobado el estado y condiciones en las que se entrega el puesto de trabajo a la PARTE ARRENDADORA/COWORKING al finalizar el Contrato.
Queda prohibida la realización de cualquier obra por la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER, que podrá realizar obras de conservación y mantenimiento siempre y cuando sean autorizadas previamente y por escrito por la PARTE ARRENDADORA/COWORKING. En cualquier caso estas obras nunca podrán alterar la seguridad y/o estabilidad del inmueble donde se hayan enclavadas.
El puesto de trabajo dentro de la oficina se destinará única y exclusivamente al uso y destino acordado por ambas Partes en la estipulación "Destino", sin que quepa destinarlo a cualquier otro uso o destino. El incumplimiento por parte de la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER de esta prohibición dará lugar a la resolución del presente Contrato de forma inmediata.
Para realizar cualquier notificación entre las Partes que tenga como origen el presente Contrato, éstas acuerdan que su domicilio a efectos de las mismas sean las direcciones indicadas al principio de este Contrato y, en su caso, la dirección de la oficina. Para que una notificación entre las Partes sea efectuada de forma válida, deberá realizarse por un medio fehaciente que deje constancia del momento en que ha sido enviada, a qué dirección ha sido enviada y el momento de su recepción por la otra Parte.
Están prohibidas la realización de actividades ilegales, contrarias al orden público o de dudosa legalidad, que empresas, particulares u otros puedan realizar en sus instalaciones siendo causa esta situación de resolución de contrato, reservándose a la PARTE ARRENDADORA/COWORKING el derecho a emprender acciones legales contra el o los responsables de dichas actividades. En definitiva, la PARTE ARRENDATARIA/COWORKER es responsable de sus actividades declinando la PARTE ARRENDADORA/COWORKING cualquier responsabilidad por los actos realizados sin su consentimiento o conocimiento, se declina también cualquier responsabilidad o vinculación comercial, empresarial, económica o de cualquier otra índole.
Las Partes reconocen y aceptan que durante la vigencia del Contrato pueden estar expuestos a Información Confidencial. "Información Confidencial" significa toda información, en su totalidad o en parte, que se da a conocer por la PARTE ARRENDADORA/COWORKING o cualquier participante o usuario de los Servicios o cualquier empleado. Las Partes se comprometen a utilizar estas informaciones únicamente para la ejecución del Contrato.
Esta obligación de confidencialidad deberá respetarse durante toda la vigencia de este Contrato, y una vez finalizado el mismo, durante un período de: ________. Si alguna de las cláusulas del presente Contrato fuere declarada nula o inaplicable, dicha cláusula se considerará excluida del Contrato, sin que implique la nulidad del mismo.
Fdo. Fdo.